Внутрішній документ

Що це означає

Внутрішній документ компанія виписує сама для операцій, за якими немає документа від третьої сторони: щомісячна амортизація, перерозподіл між підрозділами, розмежування за періодами, створення забезпечень і коригувальні записи.

Реквізити ті самі, що й у будь-якого первинного документа: позначення, зміст операції, дата складання, дата здійснення, сума, підпис відповідальної особи та посилання на пов’язані документи.

Внутрішній документ фіксує не лише суто внутрішні операції. Часто він оформлює наслідок зовнішньої події, за якою немає окремого документа в потрібному вигляді, наприклад курсову різницю при оплаті рахунку в іноземній валюті або авансовий звіт про відрядження. Зовнішня підстава тут є, а внутрішній документ виводить із неї суму і проведення.

Як це працює на практиці

До внутрішнього документа додається розрахунок: план амортизації, калькуляція розмежування, протокол інвентаризації, угода про перерозподіл. Без нього через рік неможливо відновити, чому в головній книзі саме ця сума.

Більшість внутрішніх документів повторюються, тож варто мати для них шаблон і обмежене коло укладачів. Нумерація лишається окремою від рахунків.

Більшість внутрішніх документів у клієнтів складаємо ми в межах щомісячного або річного закриття: амортизація, оціночні зобов’язання, курсові різниці на дату звітності, перенесення фінансового результату. До кожного додаємо розрахунок, а щодо позицій, які залежать від оцінки, підтверджуємо підставу з клієнтом, наприклад за оціночної позиції на послугу, за яку рахунок ще не виставлено.

На що звернути увагу

Внутрішній документ не може заміняти відсутній документ постачальника. Витрата без зовнішнього документа не стає податковою лише тому, що компанія виписала собі власний папір: під час перевірки це оцінюють передусім.

Внутрішній документ після закриття періоду не переписують. Якщо в розрахунку виявилася помилка, складають новий документ із виправленням і посиланням на первісний, як за будь-якого виправлення облікового запису. Переписаний або заднім числом створений документ без сліду в історії системи під час перевірки ставить під сумнів усю серію подібних документів, а не лише його один.