Учётный документ

Что это значит

Первичный документ - это доказуемая запись о хозяйственной операции. Закон о бухгалтерском учёте предписывает ему реквизиты: словесное и числовое обозначение, содержание операции и её участников, денежную сумму или количество, дату составления, дату совершения и подпись.

Без документа учитывать нельзя. Этот принцип является основой доказуемости учёта, и именно от него зависит, защитит ли компания при проверке расход и вычет налога.

Первичный и налоговый документ пересекаются, но не полностью. Банковская выписка или внутренний документ по амортизации - первичные документы, но не налоговые. Счёт от поставщика, не являющегося плательщиком НДС, - полноценный первичный документ, однако вычет налога по нему заявить нельзя.

Как это работает на практике

Документом являются счёт входящий и исходящий, банковская выписка, кассовый документ, накладная, зарплатная ведомость и внутренний документ по амортизации и резервам.

Документы хранят установленный законом срок, в бумажном или электронном виде. Оцифровка допустима при обеспечении читаемости, целостности содержания и доступности в течение всего срока архивации.

Документы, которые загружает клиент, мы проверяем до проводки: выписаны ли они на нужную фирму, совпадают ли IČ DPH, сумма и дата поставки. При ошибке мы готовим точный перечень того, что исправить, и клиент запрашивает у поставщика корректировочный счёт ещё в том же периоде.

На что обратить внимание

Отсутствующий или неполный документ при проверке оценивается так, будто операции не было, а это означает невычитаемый расход и потерю вычета НДС. Дооформить его задним числом, как правило, невозможно, поэтому документы собирают постоянно, а не раз в квартал.

Кассовые чеки на термобумаге за несколько лет выцветают, и при проверке с них уже нечего прочитать. Поэтому их сразу сканируют и хранят так, чтобы архивация отвечала условиям читаемости, иначе расход и вычет пропадут, хотя документ физически существует.