RPA

Що це означає

RPA - це програмний робот, який керує іншими програмами так само, як це робила б людина: відкриває екран, копіює поле, натискає кнопку, зберігає файл. Він працює на поверхні застосунків, тому його ставлять там, де система не має інтерфейсу для зв’язку.

Це не штучний інтелект і не інтеграція. Робот іде за жорстким сценарієм, і змінене розташування на екрані його зупиняє; якщо API є, інтеграція дешевша й надійніша, а RPA лишається відповіддю лише там, де інтерфейсу немає зовсім.

Від workflow-системи робот відрізняється тим, що нічим не керує. Workflow визначає, хто що затверджує і в якому порядку, а робот лише виконує окремий крок замість людини. На практиці їх часто поєднують: workflow призначає та фіксує завдання, робот його обробляє і повертає результат.

Як це працює на практиці

У бухгалтерській практиці робот завантажує виписки з банківських порталів, сортує і перейменовує документи, переносить результат OCR у систему, перевіряє номери ПДВ у VIES і розсилає нагадування. Ідеться завжди про задачу з ясним правилом і великою кількістю повторень.

Перед запуском процес має бути описаний процесною картою, винятки перелічені, а робот повинен мати власника, який його супроводжує. Робот успадковує процес, який копіює, тому оцифрування документів без наведення ладу в самому процесі лише швидше розмножить помилки.

Коли ми впроваджуємо робота для зіставлення платежів, перші тижні він працює паралельно з людиною, і результати порівнюються. Лише коли вони збігаються, він бере рутину на себе і передає людям тільки винятки, наприклад платежі без змінного символу, які в сальдо за контрагентами доводиться прив’язувати вручну.

На що звернути увагу

Робот працює під доступом конкретної людини - наприклад, під банківським або портальним логіном бухгалтера. У день, коли та йде і доступ закривають, усі запуски зупиняються, зазвичай посеред закриття місяця, а в журналі кожен крок записаний на того, хто його не робив.

Портал банку чи установи змінює інтерфейс без попередження, і робот або зупиняється, або, що гірше, продовжує й записує дані не в ті поля. Без контрольної суми наприкінці прогону і без журналу аудиту помилка спливає лише на звірці, і її виправлення забирає більше часу, ніж робот заощадив.