RPA

Čo to znamená

RPA je softvérový robot, ktorý ovláda iné programy tak, ako by ich ovládal človek: otvorí obrazovku, skopíruje pole, klikne, uloží súbor. Pracuje na povrchu aplikácií, a preto sa nasadzuje tam, kde systém nemá rozhranie na prepojenie.

Nie je to umelá inteligencia ani integrácia. Robot ide podľa pevného scenára a zmenené rozloženie obrazovky ho zastaví; ak API existuje, integrácia je lacnejšia aj spoľahlivejšia a RPA je odpoveďou len vtedy, keď žiadne rozhranie nie je.

Od workflow systému sa robot líši tým, že nič neriadi. Workflow určuje, kto čo schvaľuje a v akom poradí, robot iba vykoná jednotlivý krok namiesto človeka. V praxi sa oba často kombinujú: workflow úlohu pridelí a zaznamená, robot ju spracuje a výsledok vráti späť.

Ako to funguje v praxi

V účtovníckej praxi robot sťahuje výpisy z bankových portálov, triedi a premenúva doklady, prepisuje výstup z OCR do systému, overuje IČ DPH vo VIES a rozposiela upomienky. Vždy ide o úlohu s jasným pravidlom a veľkým počtom opakovaní.

Pred nasadením musí byť proces opísaný procesnou mapou, výnimky vymenované a robot musí mať majiteľa, ktorý ho udržiava. Robot zdedí proces, ktorý kopíruje, takže digitalizácia dokladov bez upratania predlohy chyby len rýchlejšie rozmnoží.

Keď robota nasadzujeme pri párovaní platieb, prvé týždne ho necháme bežať súbežne s človekom a výsledky porovnávame. Až keď sa zhodujú, prevezme rutinu a ľuďom posiela len výnimky, napríklad platby bez variabilného symbolu, ktoré sa v saldokonte musia priradiť ručne.

Na čo si dať pozor

Robot beží pod prístupom konkrétneho človeka, napríklad pod bankovým alebo portálovým loginom účtovníčky. V deň, keď odíde a prístup sa zruší, sa všetky behy zastavia, spravidla uprostred uzávierky, a v logu je každý krok pripísaný niekomu, kto ho neurobil.

Portál banky či úradu zmení vzhľad bez ohlásenia a robot buď zastane, alebo, čo je horšie, pokračuje a zapisuje údaje do nesprávnych polí. Bez kontrolného súčtu na konci behu a bez auditného logu sa chyba objaví až pri odsúhlasení a jej oprava zaberie viac času, než robot ušetril.