OCR

Що це означає

OCR - це оптичне розпізнавання символів: зі скана чи фотографії документа виходить текст, а з тексту витягуються реквізити на кшталт IČO, суми, дати чи змінного символу. Папір перетворюється на запис, який бухгалтерська програма вміє обробити.

Це не електронний рахунок. У мережі Peppol і при електронному виставленні рахунків структуровані дані приходять прямо від постачальника, тоді як OCR лише вгадує їх із картинки, і в кожної здогадки є своя частка помилок.

Саме OCR знає лише, які символи є на зображенні. Яке число - сума до сплати, а яке - база оподаткування, визначає наступний шар, сьогодні часто штучний інтелект або шаблони під конкретного постачальника, і саме там виникає більшість помилок.

Як це працює на практиці

У бухгалтерській фірмі OCR зазвичай перший крок цифровізації документів: документ приходить електронною поштою або з телефона, програма заповнює шапку, а людина її підтверджує. Подальшу рутину забирає роботизована автоматизація.

Закон про бухоблік допускає переведення паперового документа в електронний вигляд і подальше зберігання лише в електронному, якщо він лишається повним, читаним і доказовим. Для архівування документів важливий сам скан, а не гарно розпізнана шапка.

Якість розпізнавання залежить від входу. Клієнтам ми радимо фотографувати документ повністю, рівно і при доброму світлі, термочеки з eKasa сканувати одразу, бо вони вицвітають, а довгі рахунки надсилати в PDF, а не серією фото з телефона.

На що звернути увагу

Типовий збиток: OCR не відрізняє авансовий рахунок від підсумкового, і одна покупка потрапляє в облік двічі. Двічі взятий до відрахування ПДВ спливає при перехресній перевірці звітів і донараховується разом із відсотками, хоч помилився автомат.

Документи часто містять персональні дані: імена, адреси, номери рахунків чи зарплати. Якщо їх обробляє хмарний сервіс OCR, з його оператором має бути укладено договір про обробку даних, і треба знати, де дані зберігаються; інакше це порушення GDPR, а не технічна дрібниця.