RPA

Что это значит

RPA - это программный робот, который управляет другими программами так же, как это делал бы человек: открывает экран, копирует поле, нажимает кнопку, сохраняет файл. Он работает на поверхности приложений, поэтому его ставят там, где у системы нет интерфейса для связи.

Это не искусственный интеллект и не интеграция. Робот идёт по жёсткому сценарию, и изменившееся расположение элементов на экране его останавливает; если API есть, интеграция дешевле и надёжнее, а RPA остаётся ответом лишь там, где интерфейса нет вовсе.

От workflow-системы робот отличается тем, что ничем не управляет. Workflow определяет, кто что утверждает и в каком порядке, а робот лишь выполняет отдельный шаг вместо человека. На практике их часто сочетают: workflow назначает и фиксирует задачу, робот её обрабатывает и возвращает результат.

Как это работает на практике

В бухгалтерской практике робот скачивает выписки из банковских порталов, сортирует и переименовывает документы, переносит результат OCR в систему, проверяет номера НДС в VIES и рассылает напоминания. Речь всегда о задаче с ясным правилом и большим числом повторений.

Перед запуском процесс должен быть описан процессной картой, исключения перечислены, а у робота должен быть владелец, который его сопровождает. Робот наследует процесс, который копирует, поэтому оцифровка документов без наведения порядка в самом процессе лишь быстрее размножит ошибки.

Когда мы внедряем робота для сопоставления платежей, первые недели он работает параллельно с человеком, и результаты сравниваются. Лишь когда они совпадают, он берёт рутину на себя и передаёт людям только исключения, например платежи без переменного символа, которые в сальдо по контрагентам приходится привязывать вручную.

На что обратить внимание

Робот работает под доступом конкретного человека - например, под банковским или портальным логином бухгалтера. В день, когда тот уходит и доступ закрывают, все запуски встают, обычно посреди закрытия месяца, а в журнале каждый шаг записан на того, кто его не делал.

Портал банка или ведомства меняет интерфейс без предупреждения, и робот либо останавливается, либо, что хуже, продолжает и записывает данные не в те поля. Без контрольной суммы в конце прогона и без журнала аудита ошибка всплывает только на сверке, и её исправление занимает больше времени, чем робот сэкономил.