Карта процесу

Що це означає

Карта процесів - це зображення того, як щось у компанії відбувається насправді: кроки по порядку, хто їх виконує, які вхідні дані потрібні і що виходить. Це не організаційна схема: та показує людей, а карта - потік роботи.

Її малюють такою, якою є реальність, а не такою, якою вона має бути. Саме різниця між картою і уявленням керівництва зазвичай виявляється найкориснішим висновком усієї вправи.

Базова карта каже, що відбувається і в якому порядку, але не скільки це триває. Якщо до кроків додати час обробки та очікування, виходить карта потоку створення цінності, з якою працює lean. Звичайній компанії досить почати з простої версії й додати час лише там, де робота явно застрягає.

Як це працює на практиці

Для бухгалтерії достатньо описати три-чотири процеси: вхідний рахунок від отримання до оплати, вихідний рахунок від замовлення до надходження грошей, зарплату і місячне закриття. З карти потім утворюється робочий процес у системі та SOP для людей.

Карта показує, де робота чекає, де дані перебиваються вдруге і де немає контролю. Відповідальності додають через RACI-матрицю, контрольні точки - через внутрішній контроль.

У невеликій s. r. o. часто з’ясовується, що вхідні рахунки надходять на три різні адреси, а затверджує їх директор, який тиждень у роз’їздах. Після опису процесу вистачає однієї адреси для рахунків і заступника з правом затверджувати до певної суми. Така дрібниця скорочує шлях від отримання до проведення сильніше, ніж нова програма.

На що звернути увагу

Описувати процеси вже під час впровадження ERP пізно і дорого: система тоді підлаштовується під звички замість того, щоб їх спростити. А карта, яка після малювання не оновлюється, за рік стає історичним документом.

Карта, намальована лише керівництвом без людей, які виконують роботу, показує бажаний стан і пропускає винятки. А саме винятки - кредит-ноти, рекламації, рахунки без замовлення - забирають найбільше часу. Тому карту малюють разом із працівниками за одним столом і кожну гілку перевіряють на кількох реальних документах.