Онбординг

Що це означає

Онбординг - це процес включення нового клієнта чи працівника в робочі відносини: перевірка і документи, підписання договору, налаштування доступів, домовленість про комунікацію і передачу матеріалів, перший цикл під наглядом.

У бухгалтерській фірмі в нього є і законодавчий вимір. До укладення договору проводиться ідентифікація клієнта та оцінка ризику за AML; без них відносини встановити не можна.

Онбординг не закінчується підписанням договору. Договір каже, що треба робити, а онбординг - період, протягом якого це починають робити за погодженими правилами; він закінчується лише тоді, коли перший період минає без імпровізації. Частиною ідентифікації клієнта є і встановлення кінцевого бенефіціара, і це не разова дія: дані протягом відносин оновлюються.

Як це працює на практиці

Практична частина коротка і фіксована: мандатний договір, довіреність для органів, доступи в облікову систему і в банк у режимі читання, узгоджений робочий процес і строки передачі документів.

Якщо клієнт приходить від іншого підрядника, паралельно йде передача бухгалтерії з узгодженням залишків на дату переходу. Перший місяць завжди перевіряють докладніше за інші.

На початку ми запитуємо в клієнта перелік банківських рахунків, кредитних і лізингових договорів, працівників і реєстрацій, наприклад з ПДВ або в OSS, та доступ до електронної скриньки для зв’язку з органами. За цими матеріалами ми складаємо календар обов’язків на весь рік, тож перший строк не застає нас зненацька.

На що звернути увагу

Відкладений онбординг повертається помилками в першій звітності: відсутні вхідні залишки, невідомі договори, неврахованi аванси. Пів дня на початку економлять тиждень у березні, і та сама логіка діє на іншому кінці, при офбордингу.

Якщо під час запуску письмово не домовитися, хто що робить, клієнт може вважати, що бухгалтерія за нього і сплачує податок, і стежить за строками оплати рахунків. Недоїмка чи пеня тоді виникає в проміжку між очікуванням і договором, а суперечка про те, хто мав діяти, коштує дорожче за початкову суму.