Онбординг

Что это значит

Онбординг - это процесс включения нового клиента или сотрудника в рабочие отношения: проверка и документы, подписание договора, настройка доступов, договорённость о коммуникации и передаче материалов, первый цикл под наблюдением.

В бухгалтерской фирме у него есть и законодательное измерение. До заключения договора проводится идентификация клиента и оценка риска по AML; без них отношения установить нельзя.

Онбординг не заканчивается подписанием договора. Договор говорит, что нужно делать, а онбординг - период, в течение которого это начинают делать по согласованным правилам; он заканчивается лишь тогда, когда первый период проходит без импровизации. Частью идентификации клиента является и установление конечного бенефициара, и это не разовое действие: данные в ходе отношений обновляются.

Как это работает на практике

Практическая часть коротка и фиксирована: мандатный договор, доверенность для органов, доступы в учётную систему и в банк в режиме чтения, согласованный рабочий процесс и сроки передачи документов.

Если клиент приходит от другого подрядчика, параллельно идёт передача бухгалтерии с согласованием остатков на дату перехода. Первый месяц всегда проверяют подробнее остальных.

В начале мы запрашиваем у клиента перечень банковских счетов, кредитных и лизинговых договоров, сотрудников и регистраций, например по НДС или в OSS, и доступ к электронному почтовому ящику для связи с органами. По этим материалам мы составляем календарь обязанностей на весь год, поэтому первый срок не застаёт нас врасплох.

На что обратить внимание

Отложенный онбординг возвращается ошибками в первой отчётности: отсутствующие входящие остатки, неизвестные договоры, неучтённые авансы. Полдня в начале экономят неделю в марте, и та же логика действует на другом конце, при офбординге.

Если при запуске письменно не договориться, кто что делает, клиент может считать, что бухгалтерия за него и платит налог, и следит за сроками оплаты счетов. Недоимка или пеня тогда возникает в зазоре между ожиданием и договором, а спор о том, кто должен был действовать, обходится дороже исходной суммы.