Офбординг

Що це означає

Офбординг - це впорядковане завершення співпраці: з працівником, клієнтом або підрядником. Він включає передачу роботи і документів, відкликання доступів, повернення майна та врегулювання взаємних зобов’язань.

Це дзеркало онбордингу і не менш важлива частина. Саме при виході виникає найбільше незакритих кінців: облікові записи, які ніхто не вимкнув, файли, що лишилися в особистій хмарі, і незавершена робота без власника.

Офбординг - не те саме, що припинення трудових відносин. Припинення - правовий момент, який визначають звільнення або угода; офбординг - процес, що починається за тижні до нього і закінчується після, коли передано знання, документи і незавершені завдання. Трудові відносини можна припинити правильно і за поганого офбордингу, і навпаки.

Як це працює на практиці

У працівника сюди належать зняття з обліку у страхових у строк, остання зарплата з розрахунком відпустки, довідка про зайнятість і повернення виданого майна за актом приймання-передачі.

При завершенні роботи з бухгалтерською фірмою має слідувати передача бухгалтерії: облікові дані в читабельному форматі, документи, узгоджені залишки на дату передачі та перелік відкритих позицій.

Під час завершення співпраці з клієнтом ми письмово погоджуємо граничну дату: хто подасть декларацію з ПДВ за останній період, хто складе звітність і хто відповість на можливий запит податкової щодо періоду, який обробляли ми. Водночас ми відкликаємо довіреності в органах, щоб документи надходили тому, хто справді веде облік.

На що звернути увагу

Невідкликані доступи - найчастіша діра в безпеці, тому вимкнення доступів роблять у день завершення, а не після. А дані того, хто йде, обробляють далі лише в обсязі, який допускають GDPR і строки архівації.

Коли йде директор або бухгалтерка, на їхнє ім’я часто залишаються права розпорядження в банку, доступ до електронної скриньки для зв’язку з органами і сертифікати підпису. Якщо більше ні в кого доступу немає, листи органів вважаються доставленими і без прочитання, а строки на відповідь спливають, хоча у фірмі про них ніхто не знає.