Onboarding

Čo to znamená

Onboarding je proces prijatia nového klienta alebo zamestnanca do fungujúceho vzťahu: overenie a dokumentácia, podpis zmluvy, nastavenie prístupov, dohoda o komunikácii a odovzdaní podkladov, prvý cyklus pod dohľadom.

V účtovnej kancelárii má aj zákonný rozmer. Pred uzavretím zmluvy sa vykonáva identifikácia klienta a posúdenie rizika podľa AML; bez nich vzťah nadviazať nemožno.

Onboarding sa nekončí podpisom zmluvy. Zmluva hovorí, čo sa má robiť, onboarding je obdobie, počas ktorého sa to začne robiť podľa dohodnutých pravidiel; končí sa až vtedy, keď prvé obdobie prebehne bez improvizácie. Súčasťou identifikácie klienta je aj zistenie jeho konečného užívateľa výhod, a to nie je jednorazový úkon, údaje sa počas vzťahu aktualizujú.

Ako to funguje v praxi

Praktická časť je krátka a pevná: mandátna zmluva, plná moc pre úrady, prístupy do účtovného systému a do banky v rozsahu na čítanie, dohodnuté workflow a termíny odovzdania dokladov.

Ak klient prichádza od iného dodávateľa, súbežne prebieha prevzatie agendy s odsúhlasením zostatkov ku dňu prechodu. Prvý mesiac sa vždy kontroluje podrobnejšie než ďalšie.

Na začiatku si od klienta vyžiadame zoznam bankových účtov, úverových a leasingových zmlúv, zamestnancov a registrácií, napríklad k DPH alebo do OSS, a prístup do dátovej schránky. Z týchto podkladov zostavíme kalendár povinností na celý rok, takže prvý termín nás neprekvapí.

Na čo si dať pozor

Odložený onboarding sa vracia ako chyby v prvej závierke: chýbajúce otváracie zostatky, neznáme zmluvy, neevidované zálohy. Pol dňa navyše na začiatku ušetrí týždeň v marci - a rovnaká logika platí aj na druhom konci, pri offboardingu.

Ak sa pri nábehu písomne nedohodne, kto čo robí, klient môže predpokladať, že kancelária za neho aj platí daň alebo stráži splatnosť faktúr. Nedoplatok alebo penále potom vznikne v medzere medzi očakávaním a zmluvou a spor o to, kto mal konať, je drahší než pôvodná suma.