OCR

Čo to znamená

OCR je optické rozpoznávanie znakov: zo skenu alebo fotky dokladu urobí text a z textu vyberie údaje ako IČO, sumu, dátum či variabilný symbol. Z papiera tak vznikne záznam, ktorý vie účtovný softvér spracovať.

Nie je to elektronická faktúra. V sieti Peppol a pri elektronickej fakturácii prichádzajú štruktúrované údaje priamo od dodávateľa, kým OCR ich iba odhaduje z obrázka a každý odhad má svoju chybovosť.

Samotné OCR vie len to, aké znaky na obrázku sú. Ktoré číslo je suma na úhradu a ktoré základ dane, určuje ďalšia vrstva, dnes často umelá inteligencia alebo šablóny pre konkrétneho dodávateľa, a práve tam vzniká väčšina chýb.

Ako to funguje v praxi

V účtovnej firme býva OCR prvým krokom digitalizácie dokladov: doklad príde mailom alebo z mobilu, softvér predvyplní hlavičku a človek ju potvrdí. Nadväzujúcu rutinu preberá robotická automatizácia.

Zákon o účtovníctve pripúšťa, aby sa listinný doklad previedol do elektronickej podoby a ďalej sa uchovával len elektronicky, ak zostane úplný, čitateľný a preukázateľný. Pre archiváciu dokladov rozhoduje sken, nie pekne prečítaná hlavička.

Úspešnosť rozpoznania stojí na vstupe. Klientom odporúčame fotiť doklad celý, rovno a pri dobrom svetle, termálne bločky z eKasy skenovať hneď, lebo vyblednú, a dlhé faktúry posielať ako PDF, nie ako sériu fotiek z mobilu.

Na čo si dať pozor

Typická škoda: OCR nerozlíši zálohovú faktúru od vyúčtovania a ten istý nákup sa zaúčtuje dvakrát. Dvakrát odpočítaná DPH vyskočí pri krížovej kontrole výkazov a dorubí sa aj s úrokom, hoci chybu urobil stroj.

Doklady často obsahujú osobné údaje: mená, adresy, čísla účtov či mzdy. Ak ich OCR spracúva cloudová služba, s jej prevádzkovateľom musí byť uzavretá zmluva o spracúvaní údajov a treba vedieť, kde sa údaje ukladajú; inak ide o porušenie GDPR, nie o technický detail.