OCR

Что это значит

OCR - это оптическое распознавание символов: из скана или фотографии документа получается текст, а из текста извлекаются реквизиты вроде IČO, суммы, даты или переменного символа. Бумага превращается в запись, которую бухгалтерская программа умеет обработать.

Это не электронный счёт. В сети Peppol и при электронном выставлении счетов структурированные данные приходят прямо от поставщика, тогда как OCR лишь угадывает их с картинки, и у каждой догадки есть своя доля ошибок.

Само OCR знает только, какие символы есть на изображении. Какое число - сумма к оплате, а какое - налоговая база, определяет следующий слой, сегодня часто искусственный интеллект или шаблоны под конкретного поставщика, и именно там возникает большинство ошибок.

Как это работает на практике

В бухгалтерской фирме OCR обычно первый шаг цифровизации документов: документ приходит по электронной почте или с телефона, программа заполняет шапку, а человек её подтверждает. Дальнейшую рутину забирает роботизированная автоматизация.

Закон о бухучёте допускает перевод бумажного документа в электронный вид и дальнейшее хранение только в электронном, если он остаётся полным, читаемым и доказуемым. Для архивирования документов важен сам скан, а не красиво распознанная шапка.

Качество распознавания зависит от входа. Клиентам мы советуем фотографировать документ целиком, ровно и при хорошем свете, термочеки из eKasa сканировать сразу, потому что они выцветают, а длинные счета присылать в PDF, а не серией фото с телефона.

На что обратить внимание

Типичный убыток: OCR не отличает авансовый счёт от итогового, и одна покупка попадает в учёт дважды. Дважды принятый к вычету НДС всплывает при перекрёстной проверке отчётов и доначисляется вместе с процентами, хотя ошибся автомат.

Документы часто содержат персональные данные: имена, адреса, номера счетов или зарплаты. Если их обрабатывает облачный сервис OCR, с его оператором должен быть заключён договор об обработке данных, и нужно знать, где данные хранятся; иначе это нарушение GDPR, а не техническая мелочь.