DMS

Що це означає

DMS, система управління документами, - програма, яка зберігає договори, рахунки, замовлення та інші файли в одному місці з порядком, який у спільній теці не втримати. Кожен документ має метадані, наприклад тип, контрагента, дату й суму, за якими його можна знайти будь-коли.

Основні функції - версіонування, тобто історія змін, керування доступом, пошук у тексті завдяки OCR і журнал аудиту, що фіксує, хто що робив із документом. Просунуті системи додають процеси погодження й строки зберігання.

DMS - це не бухгалтерська програма й не ERP, але часто пов’язується з ними: рахунок проходить погодження в DMS і йде до бухгалтерії вже з контуванням і підписами. Це ядро цифровізації документів.

Як це працює на практиці

У клієнтів ми перейшли від паперових тек до електронних документів, які надходять до спільної скриньки, система їх розпізнає й розкладає. Погодження директором фіксується прямо в системі й замінює підпис на папері.

Для архівування документів DMS має гарантувати, що збережений документ не можна непомітно змінити і він буде читабельним увесь законний строк. Для договорів, підписаних електронним підписом, вона має зберігати й підпис із перевіркою, а не лише PDF.

Під час вибору DMS ми дивимося, де зберігаються дані, у хмарному сховищі в ЄС чи на власному сервері, як вони резервуються і як їх можна вивантажити в разі зміни постачальника. Документи містять персональні дані, тому на систему поширюється й GDPR.

На що звернути увагу

Система, куди кожен складає по-своєму, - лише дорожча спільна тека. Перед запуском треба домовитися про структуру, обов’язкові метадані й правила назв, інакше через рік документи шукаються так само важко, як раніше.

Головний ризик - втрата доступу. Якщо постачальник припинить послугу чи фірма перестане платити, доступ до архіву не має зникнути. Тому ми наполягаємо на регулярному резервному копіюванні й вивантаженні у відкритому форматі, щоб фірма мала документи на будь-якій перевірці.