Інтелектуальна обробка документів

Що це означає

Інтелектуальна обробка документів - це автоматичне читання й вилучення даних із рахунків, договорів, виписок чи замовлень за допомогою OCR і штучного інтелекту, що розуміє й нестандартну структуру. На відміну від простого OCR вона розпізнає не лише літери, а й зміст даних.

Система може знайти в рахунку постачальника, IČ DPH, дати, суми й позиції, навіть якщо кожен постачальник має свій вигляд документа. Потім вона передає дані до бухгалтерської програми для проведення, що помітно пришвидшує обробку документів.

IDP поєднує розпізнавання тексту, машинне навчання й дедалі частіше генеративний ШІ. Її часто пов'язують з RPA, що автоматизує наступні кроки, наприклад проведення, зіставлення із замовленням чи надсилання на погодження.

Як це працює на практиці

У бухгалтерії IDP звільняє від передруку вхідних рахунків. Бухгалтер перевіряє й затверджує запропоновані дані замість ручного введення, і за великого обсягу документів заощаджується багато часу й усуваються помилки передруку.

Система вчиться на виправленнях: якщо бухгалтер виправить неправильно розпізнані дані чи проведення, для наступних документів того самого постачальника вона запропонує правильно. Тому точність із часом зростає, але в нових постачальників і за поганих сканів знижується.

Із запровадженням обов'язкового електронного виставлення рахунків частина документів надходитиме одразу в структурованому вигляді, і IDP не знадобиться. Але для паперових і PDF-документів, договорів та інших паперів вона залишиться корисною.

На що звернути увагу

Результати IDP треба перевіряти. Неправильно прочитана сума, ставка ПДВ чи дата постачання ведуть до неправильного проведення й декларації, а в генеративного ШІ є ризик галюцинації, коли система доповнює дані, яких у документі немає.

Документи часто містять персональні дані й комерційну таємницю. За хмарної IDP треба перевірити, де обробляють дані, чи не використовує їх постачальник для навчання моделей і чи укладено договір про обробку даних.