Планування потужностей

Що це означає

Планування потужностей зіставляє очікувану роботу з доступними ресурсами: скільки годин, людей чи машин потрібно і скільки їх реально є. Воно відповідає на питання, чи можна виконати замовлення, ще до того, як їх прийняли.

На вході - прогноз обсягу і нормативи обробки одиниці: одного замовлення, одного документа, одного клієнта. Без нормативів планування лишається відчуттям керівника.

Потужність - це не лише години, а й навички. Команда може мати досить вільного часу, і все ж строк зірветься, якщо в зарплаті розбирається лише одна людина або консолідацію вміє робити лише керівник. Тому план розрізняє, хто яку роботу здатен виконати, а не лише скільки годин доступно загалом.

Як це працює на практиці

У бухгалтерії потужність сезонна: звітність і декларації накопичуються до березня і червня, зарплата - до першого тижня місяця. Тому строки передачі документів узгоджують заздалегідь і записують у робочий процес.

Результат планування - рішення: прийняти, відмовити, перенести строк або посилити потужність через аутсорсинг чи найм. Три з цих чотирьох варіантів треба готувати заздалегідь.

В інтернет-магазині чи на виробництві планування потужностей зазвичай проводять перед сезоном: скільки замовлень на день витримають склад і служба підтримки і скільки людей треба додати. Підсилення за договорами чи через агентурне працевлаштування треба забезпечити за кілька тижнів, а ми паралельно рахуємо клієнтові, у що обійдуться додаткові люди з урахуванням внесків.

На що звернути увагу

Планувати на сто відсотків потужності означає, що будь-яка хвороба чи позапланове замовлення спричинять зрив. Також не можна забувати про непродуктивний час: навчання, відпустки, листування та виправлення помилок становлять суттєву частину реального місяця.

План часто руйнується не через своїх людей, а через вхідні дані від інших. Якщо клієнти надсилають документи за весь рік перед самим строком, жоден резерв не допоможе: робота, яка мала розподілитися на місяці, надходить разом. Тому в плані відстежують і строки передачі документів, а їх затримку вирішують одразу, а не перед самим строком подання.