Планирование мощностей

Что это значит

Планирование мощностей сопоставляет ожидаемую работу с доступными ресурсами: сколько часов, людей или машин нужно и сколько их реально есть. Оно отвечает на вопрос, можно ли выполнить заказы, ещё до того, как их приняли.

На входе - прогноз объёма и нормативы обработки единицы: одного заказа, одного документа, одного клиента. Без нормативов планирование остаётся ощущением руководителя.

Мощность - это не только часы, но и навыки. У команды может быть достаточно свободного времени, и всё же срок сорвётся, если в зарплате разбирается только один человек или консолидацию умеет делать только руководитель. Поэтому план различает, кто какую работу способен выполнить, а не только сколько часов доступно в сумме.

Как это работает на практике

В бухгалтерии мощность сезонна: отчётность и декларации скапливаются к марту и июню, зарплата - к первой неделе месяца. Поэтому сроки передачи документов согласуют заранее и записывают в рабочий процесс.

Результат планирования - решение: принять, отказать, перенести срок или усилить мощность через аутсорсинг либо наём. Три из этих четырёх вариантов нужно готовить заранее.

В интернет-магазине или на производстве планирование мощностей обычно проводят перед сезоном: сколько заказов в день выдержат склад и служба поддержки и сколько людей нужно добавить. Подкрепление по договорам или через агентурную занятость нужно обеспечить за несколько недель, а мы параллельно считаем клиенту, во что обойдутся дополнительные люди с учётом взносов.

На что обратить внимание

Планировать на сто процентов мощности означает, что любая болезнь или внеплановый заказ вызовут срыв. Также нельзя забывать о непроизводительном времени: обучение, отпуска, переписка и исправление ошибок составляют существенную часть реального месяца.

План часто рушится не из-за своих людей, а из-за входных данных от других. Если клиенты присылают документы за весь год перед самым сроком, никакой резерв не поможет: работа, которая должна была распределиться по месяцам, приходит разом. Поэтому в плане отслеживают и сроки передачи документов, а их задержку решают сразу, а не перед самым сроком подачи.