Kapacitné planovanie

Čo to znamená

Kapacitné plánovanie porovnáva očakávanú prácu s dostupnými zdrojmi: koľko hodín, ľudí alebo strojov je potrebných a koľko ich reálne je. Odpovedá na otázku, či sa objednávky dajú stihnúť, skôr než sa prijmú.

Vstupom je výhľad objemu a normy spracovania jednej jednotky - jednej objednávky, jedného dokladu, jedného zákazníka. Bez noriem je plánovanie len pocitom vedúceho.

Kapacita nie sú len hodiny, ale aj zručnosti. Tím môže mať dosť voľného času a napriek tomu nestihnúť termín, ak mzdám rozumie len jeden človek alebo konsolidáciu vie urobiť len vedúci. Plán preto rozlišuje, kto ktorú prácu zvládne, a nielen koľko hodín je spolu k dispozícii.

Ako to funguje v praxi

V účtovnej agende je kapacita sezónna: závierky a priznania sa kumulujú do marca a júna, mzdy do prvého týždňa mesiaca. Preto sa termíny odovzdania podkladov dohadujú vopred a zapisujú do workflow.

Výsledok plánovania je rozhodnutie: prijať, odmietnuť, presunúť termín alebo posilniť kapacitu cez outsourcing či nábor. Tri z týchto štyroch možností treba pripraviť dopredu.

V e-shope či výrobe sa kapacitné plánovanie typicky rieši pred sezónou: koľko objednávok denne zvládne sklad a zákaznícka podpora a koľko ľudí treba pribrať. Posilu cez dohody alebo agentúrne zamestnávanie treba zabezpečiť týždne vopred a my klientovi popri tom prepočítame, koľko pridaní ľudia budú stáť vrátane odvodov.

Na čo si dať pozor

Plánovať na sto percent kapacity znamená, že každá choroba alebo mimoriadna zákazka spôsobí sklz. Rovnako sa nesmie zabúdať na neproduktívny čas: školenia, dovolenky, komunikáciu a opravy chýb - tie tvoria podstatnú časť reálneho mesiaca.

Plán sa často rozpadne nie na vlastných ľuďoch, ale na vstupoch od iných. Ak klienti pošlú podklady za celý rok až tesne pred termínom, žiadna rezerva nepomôže, lebo práca, ktorá sa mala rozložiť do mesiacov, príde naraz. Preto sa v pláne sledujú aj termíny dodania podkladov a ich meškanie sa rieši hneď, nie až tesne pred lehotou na podanie.