Аутсорсинг

Що це означає

Аутсорсинг - це передача частини діяльності зовнішньому підряднику, який виконує її своїми людьми та інструментами під власну відповідальність. Найчастіше йдеться про бек-офіс: бухгалтерія, зарплата, ІТ, юридичні послуги.

Причина не лише ціна. Не менш важливо, що підрядник несе ризик замінності, стежить за законодавством і має страхування відповідальності: у невеликій компанії одна штатна людина цього забезпечити не може.

Аутсорсинг - це не агентська зайнятість. За аутсорсингу клієнт купує результат, а підрядник сам організовує роботу; за агентської зайнятості агентство тимчасово направляє людей, завдання яких визначає роботодавець-користувач. Якщо фірма призначає зовнішньому виконавцю робочий час і завдання як працівникові, це може виявитися нелегальною залежною роботою.

Як це працює на практиці

Основою відносин є мандатний договір з окресленим обсягом, строками і ціною, за потреби доповнений SLA. При переході від колишнього підрядника слідує передача бухгалтерії з узгодженими залишками.

Операційно вирішує дисципліна на боці клієнта: документи, передані в узгоджений строк і в узгодженій формі. Більшість затримок виникає не в підрядника, а в очікуванні відсутнього документа.

Часте й робоче розділення виглядає так: бухгалтерська фірма веде облік, зарплату і подання, а клієнт залишає за собою виставлення рахунків і затвердження платежів. Коли фірма зростає, частина роботи може повернутися всередину у формі інсорсингу, тому договір має дозволяти звузити обсяг без розірвання всіх відносин.

На що звернути увагу

Законна відповідальність за подання лишається на директорі: аутсорсинг передає роботу, а не її. Тому варто мати доступ до власних даних увесь час і закріпити в договорі, що передається при завершенні: бухгалтерія ваша і тоді, коли її веде хтось інший.

Той, хто передає зарплату чи кадровий облік зовнішній фірмі, передає їй персональні дані працівників. Без договору про обробку даних GDPR порушує клієнт як контролер, а не підрядник, і під час перевірки чи витоку даних це з’ясовується насамперед.