Цифровизация документов

Что это значит

Оцифровка документов означает, что первичный документ создаётся или переводится в электронный вид и в нём же архивируется. Закон о бухгалтерском учёте это допускает при обеспечении читаемости, целостности содержания и доступности в течение всего срока хранения.

Речь не только о сканировании. Смысл появляется тогда, когда данные из документа считываются автоматически, документ проходит согласование и попадает в учётную программу без перебивки вручную.

Нужно различать документ, который возник в электронном виде, например счёт-фактуру, полученную по почте в PDF, и документ, переведённый с бумаги. Электронный оригинал не распечатывают, чтобы потом снова сканировать: он уже в окончательном виде. При переводе с бумаги важно, чтобы содержание соответствовало оригиналу и было видно, кто и когда выполнил перевод.

Как это работает на практике

Практический порядок состоит из трёх шагов: документы приходят на один адрес или в облачное хранилище, распознаются основные реквизиты, и документ направляется по согласованному рабочему процессу. Для исходящих счетов следующий шаг - электронное выставление счетов.

Больше всего времени компания экономит на входящих документах и кассовых чеках из eKasa. Заодно устраняется самая частая причина задержки закрытия - документы, которые лежат в машине или в кошельке.

Для нового клиента мы заводим отдельный адрес электронной почты только для входящих счетов и сообщаем его поставщикам. Документы оттуда загружаются автоматически, OCR извлекает поставщика, суммы и даты, а мы проверяем только исключения, которые система не распознала или где данные не совпадают с заказом.

На что обратить внимание

Электронный документ должен быть предъявим в том виде, в каком он был получен. Поэтому исходный файл хранят вместе с преобразованием и удаляют только после окончания срока архивации, а не после разноски.

При параллельном бумажном и электронном потоке один и тот же документ легко разнести дважды - один раз как PDF из почты, другой раз как скан бумажной копии. Двойная разноска завышает расходы и вычет НДС, а при проверке ведёт к доплате налога. Контроль дубликатов по номеру документа и IČO поставщика должен быть частью процесса.