Digitalizácia dokladov

Čo to znamená

Digitalizácia dokladov znamená, že účtovný doklad vzniká alebo sa prevedie do elektronickej podoby a v nej sa aj archivuje. Zákon o účtovníctve to umožňuje, ak je zaručená čitateľnosť, neporušenosť obsahu a dostupnosť po celý čas uchovávania.

Nejde len o skenovanie. Zmysel dáva až vtedy, keď sa z dokladu automaticky prečítajú údaje, doklad prejde schvaľovaním a dostane sa do účtovného softvéru bez prepisovania.

Treba rozlišovať doklad, ktorý vznikol elektronicky, napríklad faktúru prijatú e-mailom v PDF, a doklad prevedený z papiera. Elektronický originál sa netlačí, aby sa potom znova skenoval - už je v konečnej podobe. Pri prevode z papiera je dôležité, aby obsah zodpovedal originálu a aby bolo zrejmé, kto a kedy prevod urobil.

Ako to funguje v praxi

Praktický postup má tri kroky: doklady chodia na jednu adresu alebo do cloudového úložiska, rozpoznajú sa hlavné údaje a doklad sa zaradí podľa dohodnutého workflow. Pre vydané faktúry je ďalším krokom elektronická fakturácia.

Firme to šetrí najviac času na prijatých dokladoch a na pokladničných blokoch z eKasy. Zároveň sa tým odstraňuje najčastejšia príčina omeškania uzávierky - doklady, ktoré ležia v aute alebo v peňaženke.

Pri novom klientovi zriadime samostatnú e-mailovú adresu len na prijaté faktúry a pošleme ju dodávateľom. Doklady z nej sa načítajú automaticky, OCR vytiahne dodávateľa, sumy a dátumy a my kontrolujeme už len výnimky, ktoré systém nerozpoznal alebo pri ktorých údaje nesedia s objednávkou.

Na čo si dať pozor

Elektronický doklad sa musí dať preukázať v podobe, v akej bol prijatý. Preto sa pôvodný súbor uchováva spolu s prevodom a maže sa až po uplynutí archivačnej lehoty, nie po zaúčtovaní.

Pri súbežnom papierovom a elektronickom toku sa ten istý doklad ľahko zaúčtuje dvakrát - raz ako PDF z e-mailu, raz ako sken papierovej kópie. Dvojité zaúčtovanie zvyšuje náklady aj odpočítanie dane a pri kontrole vedie k doplateniu DPH. Kontrola duplicít podľa čísla dokladu a IČO dodávateľa má byť súčasťou procesu.