Хмарне сховище

Що це означає

Хмарне сховище - це місце для документів на серверах постачальника, доступне з браузера і з телефона. Для компанії це найпростіший спосіб тримати документи в одному місці замість п’яти поштових скриньок і одного ноутбука.

Порівняно з локальним сховищем воно вирішує питання спільного доступу, версій і роботи поза офісом. Але саме по собі не вирішує питання резервного копіювання та порядку - це два окремі рішення.

Хмарне сховище - не те саме, що облікова програма в хмарі. Сховище тримає файли, тобто скани, PDF і договори, і не розуміє їхнього змісту. Облікова програма тримає структуровані дані та будує з них звіти. Компанії зазвичай потрібне і те, і те, і вибір одного не визначає іншого; важливо лише, щоб від облікового запису можна було дійти до документа.

Як це працює на практиці

Під час оцифрування документів добре працює проста структура: рік, місяць, тип документа (вихідні, вхідні, банк, зарплата, договори). Бухгалтер має доступ лише до потрібних тек, що заодно є частиною керування доступами.

Закон допускає електронне зберігання облікової документації, якщо забезпечені читабельність, цілісність і доступність протягом усього строку архівації. Папір тоді зберігати не потрібно, але умови треба вміти підтвердити.

Під час підключення клієнта ми налаштовуємо спільну теку, куди документи кладуть поступово протягом місяця, а не всі разом після його завершення. Коли йде працівник або закінчується співпраця із зовнішнім виконавцем, доступ відкликають того самого дня. Тому список, хто має доступ до якої теки, входить до офбордингу.

На що звернути увагу

Синхронізація - це не резервна копія: видалений або перезаписаний файл миттєво зникає і в хмарі. Потрібні версії або друга копія. А за постачальника поза межами ЄС слід окремо врегулювати передачу даних за GDPR.

Сховище, створене на особисту пошту працівника чи директора, - часта проблема. Після його відходу компанія втрачає доступ до документів, які за правилами архівації документів має зберігати ще роки. Акаунт має належати компанії, мати щонайменше двох адміністраторів і оплачуватися з корпоративної картки, щоб не зникнути разом із приватною підпискою.