Cestovné náhrady

Čo to znamená

Cestovné náhrady sú plnenia, ktoré zamestnávateľ musí zamestnancovi uhradiť pri pracovnej ceste podľa zákona č. 283/2002 Z. z.: cestovné, ubytovanie, stravné, nevyhnutné vedľajšie výdavky a pri použití vlastného auta náhradu za kilometre a spotrebované palivo.

V zákonnej výške nie sú mzdou ani zdaniteľným príjmom zamestnanca a nevstupujú do odvodov. To je ich hlavná výhoda oproti zvýšeniu mzdy o rovnakú sumu.

Cestovné náhrady sa týkajú pracovnej cesty, nie cesty do práce. Pracovná cesta je čas, keď zamestnanec plní úlohy mimo pravidelného pracoviska dohodnutého v pracovnej zmluve. Preto má miesto výkonu práce v zmluve priamy vplyv na nárok: príliš široko opísané miesto nárok zužuje, príliš úzke robí z každej cesty ku klientovi pracovnú cestu.

Ako to funguje v praxi

Nárok sa dokladá cestovným príkazom: účel cesty, miesto, začiatok a koniec, spôsob dopravy, schválenie. K nemu patria doklady o ubytovaní a doprave; pri vlastnom aute aj technický preukaz a doklad o cene paliva. Vyúčtovanie je interný doklad.

Rovnaké pravidlá platia pre konateľa aj pre spoločníka vykonávajúceho prácu pre firmu. Sadzby stravného a náhrad za kilometer mení opatrenie ministerstva, preto ich kontrolujeme pri každej zmene.

Pri živnostníkovi sa zákon o cestovných náhradách neuplatní priamo, pretože nie je sám sebe zamestnancom. Pri vlastných pracovných cestách si však môže do daňových výdavkov uplatniť stravné vo výške, akú zákon priznáva zamestnancom. Odporúčame preto viesť rovnaký záznam o ceste ako pri zamestnancovi, aby sa výdavok dal pri kontrole doložiť.

Na čo si dať pozor

Náhrada vyplatená nad zákonný limit alebo bez cestovného príkazu je nedaňový výdavok a u zamestnanca zdaniteľný príjem s odvodmi. Pri pravidelnej ceste do stáleho miesta výkonu práce nárok na náhradu vôbec nevzniká.

Často sa zabúda krátiť stravné, keď zamestnanec dostal jedlo zadarmo, napríklad raňajky v cene ubytovania alebo obed na konferencii. Stravné vyplatené v plnej výške je potom čiastočne preplatkom, ktorý sa zdaňuje. Pri zahraničnej ceste sa k tomu pridáva prepočet cudzej meny a kurzový rozdiel pri vyúčtovaní preddavku.