Pracovná cesta

Čo to znamená

Pracovná cesta je čas, keď zamestnávateľ vyšle zamestnanca vykonávať prácu mimo pravidelného pracoviska alebo miesta, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve. Môže ísť o stretnutie u klienta v inom meste, školenie, veľtrh alebo montáž v zahraničí. Rozlišuje sa tuzemská a zahraničná pracovná cesta.

Počas pracovnej cesty má zamestnanec nárok na cestovné náhrady: preukázané cestovné výdavky, výdavky na ubytovanie, stravné a nevyhnutné vedľajšie výdavky. Pri zahraničnej ceste sa pridáva zahraničné stravné podľa krajiny a môže sa poskytnúť aj vreckové.

Cesta sa začína cestovným príkazom, v ktorom zamestnávateľ určí miesto, čas, spôsob dopravy a ubytovanie. Po návrate zamestnanec cestu vyúčtuje v lehote určenej zákonom a zamestnávateľ mu náhrady vyplatí alebo zúčtuje s preddavkom.

Ako to funguje v praxi

Pri vyúčtovaní kontrolujeme čas odchodu a návratu, lebo od dĺžky cesty závisí výška stravného, a či sa stravné nekráti za jedlá poskytnuté bezplatne, napríklad raňajky v hoteli. Pri použití súkromného auta pridávame náhradu za použitie vlastného vozidla.

Náhrady v zákonnej výške nie sú pre zamestnanca zdaniteľným príjmom a pre firmu sú daňovým výdavkom. Pri zahraničných cestách prepočítavame výdavky v cudzej mene kurzom podľa zákona a overujeme, či firma uhradila cestovné poistenie, ktoré je tiež cestovnou náhradou.

Konatelia a spoločníci s. r. o. majú nárok na cestovné náhrady, ak sú v pracovnoprávnom vzťahu alebo im to umožňuje zmluva o výkone funkcie. Živnostník si výdavky na vlastné pracovné cesty uplatňuje v zákonom určenej výške ako daňový výdavok.

Na čo si dať pozor

Časté a dlhé zahraničné cesty môžu prestať byť pracovnými cestami a stať sa vyslaním. Vtedy sa uplatňujú iné pravidlá miezd, sociálneho zabezpečenia a daní, vrátane pravidla 183 dní a potreby formulára A1.

Paušálne vyplácané cestovné náhrady bez skutočných ciest alebo bez dokladov správca dane pri kontrole posúdi ako mzdu. Firma potom doplatí daň aj odvody, preto každú cestu dokladáme príkazom, vyúčtovaním a dokladmi o výdavkoch.