Valutová pokladnica

Čo to znamená

Valutová pokladnica je samostatná pokladnica na hotovosť v cudzej mene, ktorú firma používa napríklad na zahraničné pracovné cesty alebo pri obchode so zahraničnými partnermi. Vedie sa oddelene od eurovej pokladnice, pre každú menu zvyčajne samostatne, a má vlastnú pokladničnú knihu.

Pohyby vo valutovej pokladnici sa evidujú v cudzej mene aj v eurách. Na prepočet sa používa referenčný kurz ECB platný v deň účtovného prípadu alebo kurz, za ktorý firma valuty nakúpila. Spôsob prepočtu by mala mať firma určený vo vnútornej smernici a uplatňovať ho jednotne.

Keďže sa kurz medzi nákupom a výdavkom valút mení, pri pohyboch vznikajú kurzové rozdiely. Tie sa účtujú ako finančné náklady alebo výnosy a ovplyvňujú výsledok hospodárenia, hoci firma s valutami priamo neobchoduje.

Ako to funguje v praxi

Pri zahraničnej pracovnej ceste zamestnanec dostane preddavok vo valutách z valutovej pokladnice a po návrate vyúčtuje zahraničné stravné, ubytovanie a ďalšie výdavky. Nevyčerpané valuty vráti do pokladnice, prípadne sa rozdiel vyrovná v eurách podľa pravidiel vo smernici.

Pre výdavky z pokladnice je potrebné určiť metódu oceňovania, napríklad podľa poradia nákupu alebo váženým priemerom. Metóda ovplyvní výšku kurzových rozdielov a mala by sa používať dôsledne, aby bolo účtovanie preukázateľné a porovnateľné medzi obdobiami.

Na konci účtovného obdobia sa zostatok valutovej pokladnice prepočíta kurzom ECB platným ku dňu závierky a rozdiel sa zaúčtuje ako kurzový rozdiel. Zároveň sa vykoná inventúra pokladnice, pri ktorej sa fyzický stav valút porovná s účtovným.

Na čo si dať pozor

Pre hotovostné platby v cudzej mene platia rovnaké limity a pravidlá ako pre eurové platby, vrátane obmedzenia platieb v hotovosti nad zákonnú hranicu. Pri prepočte na eurá sa zohľadňuje celková hodnota platby, nie len suma v cudzej mene.

Valutová pokladnica zvyšuje administratívnu náročnosť a riziko chýb. Ak firma valuty potrebuje len výnimočne, môže byť jednoduchšie používať firemnú platobnú kartu alebo nechať zamestnanca platiť vlastnými prostriedkami a výdavky mu preplatiť v eurách.