Pokladničný doklad

Čo to znamená

Pokladničný doklad je doklad o hotovostnej platbe: príjmový alebo výdavkový pokladničný doklad vo firemnej pokladnici, prípadne doklad z eKasy pri predaji konečnému zákazníkovi.

Ako každý účtovný doklad musí obsahovať identifikáciu, obsah prípadu, dátum, sumu a podpisy. Bez neho je pohyb v pokladnici nepreukázateľný, aj keď sa reálne stal.

Pokladničný doklad a doklad z eKasy nie sú to isté. Príjmový či výdavkový pokladničný doklad je interný doklad firmy o pohybe hotovosti v jej pokladnici, kým doklad z eKasy dostáva zákazník ako potvrdenie o predaji. Pri tržbe v hotovosti tak môžu vzniknúť oba a každý plní inú úlohu.

Ako to funguje v praxi

Pokladničná kniha sa vedie priebežne a jej zostatok sa musí rovnať skutočnej hotovosti v pokladnici. Overuje sa to inventarizáciou, pri väčších objemoch častejšie než raz ročne.

Doklady z bločkov za drobné nákupy sa lepia alebo skenujú, pretože termopapier po pár mesiacoch vybledne. Pri platbe firemnou kartou je párovým dokladom aj bankový výpis.

Pri výbere hotovosti z banky zapíšeme výdaj podľa bankového výpisu a príjem do pokladničnej knihy na príjmový doklad. Medzi oboma pohybmi sa používa účet peňazí na ceste, aby sa suma nezapočítala dvakrát a obe strany sa dali spárovať aj vtedy, keď peniaze prídu do pokladnice o deň neskôr.

Na čo si dať pozor

Záporný zostatok pokladnice je nemožný stav a pri kontrole je to jednoznačný nález. Rovnako problematické sú výdavky bez dokladu - posudzujú sa ako nedaňové alebo ako nepeňažný príjem konateľa.

Platby v hotovosti majú zákonný limit, nad ktorým sa musí platiť bezhotovostne, a rozdelenie jednej platby na viac dokladov sa posudzuje ako jedna platba. Porušenie hrozí pokutou pre toho, kto platí, aj pre toho, kto peniaze prijíma, takže vyšší nákup za hotové sa neoplatí ani jednej strane.