Workflow

Čo to znamená

Workflow je postupnosť krokov, ktorými prechádza dokument alebo úloha od vzniku po ukončenie, aj s pravidlami, kto ju v ktorom kroku má na stole. V systéme je to zároveň mechanizmus, ktorý posúva prácu ďalej automaticky.

Od procesnej mapy sa líši účelom: mapa opisuje, ako veci prebiehajú, workflow ich reálne vynucuje. Preto sa mapa kreslí prvá a workflow sa nastavuje podľa nej.

Workflow nie je to isté ako automatizácia úkonov. Workflow posúva prácu medzi ľuďmi a rozhoduje, kto je na rade; RPA naopak nahrádza klikanie jedného človeka v aplikácii. Firma často potrebuje oboje, ale najprv ujasnený workflow: robot, ktorý nevie, komu výsledok odovzdať, len presunie chaos inam.

Ako to funguje v praxi

Najčastejší prípad v účtovníctve je cesta prijatej faktúry: doručenie na jednu adresu, rozpoznanie údajov, schválenie zodpovednou osobou, zaradenie do platieb, zaúčtovanie, archivácia. Každý krok má lehotu a zástupcu pre prípad neprítomnosti.

Prínos rastie s digitalizáciou dokladov a s integráciou systémov. Čo sa opakuje rovnako, patrí do workflow; čo si vyžaduje úsudok, do SOP a RACI matice.

Typický druhý prípad je vyúčtovanie pracovnej cesty: zamestnanec podá žiadosť, vedúci schváli cestu, po návrate sa doložia doklady, vedúci potvrdí vyúčtovanie a účtovníctvo vypočíta cestovné náhrady do najbližšej výplaty. Každý krok má lehotu, takže vyúčtovanie neleží v niečej schránke celé mesiace.

Na čo si dať pozor

Workflow s piatimi úrovňami schvaľovania nezvýši kontrolu, len predĺži čas a vytvorí obchádzky. Rovnako je zbytočné automatizovať proces, ktorý je zle navrhnutý - rýchlejšie sa tým len opakuje tá istá chyba.

Systém dovolí, aby faktúru zadal, schválil aj pripravil na úhradu ten istý človek. Workflow potom existuje len na papieri a falošná faktúra prejde bez toho, aby ju niekto druhý videl. Schvaľovanie musí oddeľovať role a každé rozhodnutie má zostať v audit logu s menom a časom.