Archivácia dokladov

Čo to znamená

Účtovné doklady, účtovné knihy a závierky sa uchovávajú desať rokov, mzdové a niektoré personálne doklady ešte dlhšie. Lehota beží od konca účtovného obdobia, ktorého sa záznam týka.

Zákon nevyžaduje papier. Elektronický archív stačí, ak je záznam čitateľný, úplný a preukázateľne nezmenený, teda ak vie firma ukázať, kto a kedy doklad vložil a že sa s ním nemanipulovalo.

Archivácia sa netýka len faktúr. Uchovávať treba aj účtovné knihy, odpisové plány, inventúrne súpisy, zmluvy, na ktoré sa zápisy odvolávajú, a vnútorné smernice, podľa ktorých sa účtovalo. Doklad vytrhnutý zo súvislostí často nestačí na to, aby kontrola zápis uznala, lebo nevidí, prečo bol zaúčtovaný práve takto.

Ako to funguje v praxi

V praxi býva archív rozdelený: doklady v účtovnom systéme, zmluvy v cloudovom úložisku, mzdy v mzdovom programe. Dôležité je mať jeden zoznam, kde čo leží, a prístupové práva podľa riadenia prístupov.

Pri daňovej kontrole sa doklady predkladajú v čitateľnej podobe na výzvu. Archív, z ktorého sa doklad hľadá tri dni, predlžuje kontrolu a zvyšuje riziko, že sa niečo nenájde vôbec.

Pri prechode klienta od predchádzajúceho účtovníka si necháme odovzdať nielen doklady, ale aj export dát z jeho systému vo formáte, ktorý sa dá otvoriť bez licencie. K prevzatiu agendy spisujeme preberací protokol, v ktorom je uvedené, ktoré roky a ktoré druhy záznamov prešli k nám a čo zostalo u klienta.

Na čo si dať pozor

Dve chyby stoja najviac: skončiť spoluprácu s účtovníkom a nechať si dáta len v jeho systéme, a mazať osobné údaje podľa GDPR tam, kde ich účtovný doklad musí obsahovať. Archivačná lehota má prednosť.

Druhý problém je formát. Doklady uložené v programe, ktorý firma už nepoužíva a nemá naň licenciu, sú formálne archivované, ale nečitateľné. Kto mení účtovný softvér, má staré roky vyexportovať do otvoreného formátu a overiť, že sa dajú otvoriť. A archív potrebuje zálohovanie mimo jedného disku či jednej kancelárie.