API

Čo to znamená

API je dohodnuté rozhranie, cez ktoré si dva programy vymieňajú dáta bez toho, aby ich človek prepisoval. E-shop pošle objednávku do účtovného systému, banka odovzdá pohyby na účte, sklad ohlási výdaj - vždy v štruktúre, ktorú druhá strana vie prečítať.

Od webhooku sa líši smerom: API sa pýtame my ("daj mi faktúry za marec"), webhook nám sám oznámi, že sa niečo stalo. V reálnej integrácii sa obvykle používajú obe cesty naraz.

API sa často zamieňa s RPA. Softvérový robot napodobňuje človeka: otvára obrazovky, kliká a kopíruje polia, takže ho zastaví aj drobná zmena vzhľadu aplikácie. API pristupuje k dátam priamo cez zdokumentované rozhranie, ktoré dodávateľ udržiava aj pri redizajne. Robot je preto núdzové riešenie tam, kde API chýba.

Ako to funguje v praxi

Pre účtovníctvo je API rozdiel medzi prepisovaním stoviek dokladov a ich nočným prenosom. Napojenie e-shopu, platobnej brány alebo ERP na účtovný softvér zvyčajne zaplatí samo seba už pri objeme, pri ktorom by ručné spracovanie zabralo deň mesačne.

Pri napojení riešime tri veci: aké polia sa prenášajú (dátum, suma, mena, sadzba DPH, variabilný symbol), čo sa stane pri chybe a kto má prístupové kľúče. Tretia otázka je bezpečnostná a patrí do riadenia prístupov.

V malej firme býva prvým napojením banka, nie e-shop. Vďaka PSD2 môže účtovný softvér so súhlasom klienta čítať pohyby na účte priamo z banky a párovať ich s faktúrami podľa variabilného symbolu. Odpadá posielanie výpisov e-mailom a neuhradené faktúry vidíme v ten istý deň, nie až pri mesačnej uzávierke.

Na čo si dať pozor

Prenos cez API neznamená, že sú dáta správne. Ak e-shop posiela nesprávnu sadzbu DPH alebo chýbajúce IČ DPH odberateľa, chyba sa len zrýchli a rozmnoží. Kontrolný mechanizmus na strane účtovníctva musí ostať.

Napojenie sa môže prerušiť potichu. Vyprší platnosť API kľúča alebo súhlasu v banke, dodávateľ zmení verziu rozhrania a doklady prestanú prichádzať bez chybového hlásenia. Ak si to nikto nevšimne, v priznaní k DPH chýbajú faktúry za celý mesiac. Každé napojenie preto potrebuje aj kontrolu, ktorá upozorní, keď dáta prestanú tiecť.