EN 16931

Čo to znamená

EN 16931 je európska norma, ktorá určuje povinný obsah a štruktúru elektronickej faktúry tak, aby ju softvér v ktorejkoľvek krajine EÚ dokázal automaticky spracovať. Definuje sémantický model, teda zoznam údajov ako dodávateľ, odberateľ, položky, sadzby DPH a celkové sumy.

Norma vznikla na základe smernice o elektronickej fakturácii vo verejnom obstarávaní. Verejní obstarávatelia v EÚ musia prijímať e-faktúry zodpovedajúce tejto norme, takže dodávateľ z jednej krajiny môže fakturovať úradu v inej krajine bez osobitného formátu.

Na norme stavajú konkrétne technické formáty, napríklad UBL alebo CII, sieť Peppol aj pripravovaná povinná e-fakturácia medzi firmami. Slovensko pripravuje povinnú elektronickú fakturáciu medzi platiteľmi DPH, ktorá má z normy EN 16931 vychádzať.

Ako to funguje v praxi

Faktúra vo formáte PDF nie je e-faktúrou podľa normy, pretože ju softvér nevie spoľahlivo prečítať. E-faktúra je štruktúrovaný súbor, najčastejšie XML, ktorý účtovný systém príjemcu automaticky načíta bez prepisovania, čo šetrí čas a znižuje chyby.

Firmy, ktoré dodávajú verejnému sektoru, by mali overiť, či ich fakturačný softvér vie vytvoriť e-faktúru podľa EN 16931 a odoslať ju cez požadovaný kanál. Dodávatelia softvéru postupne pridávajú podporu formátov a napojenie na Peppol.

E-faktúra musí obsahovať všetky náležitosti faktúry podľa zákona o DPH a norma k nim pridáva štruktúrované kódy, napríklad pre jednotky, sadzby a dôvody oslobodenia. Chýbajúci alebo chybný údaj môže spôsobiť odmietnutie faktúry systémom príjemcu.

Na čo si dať pozor

Prechod na štruktúrované faktúry je dobré plánovať včas. Treba upraviť číselníky, kmeňové údaje odberateľov a procesy schvaľovania, a pri prijatých faktúrach nastaviť automatické párovanie s objednávkami, inak sa prínos automatizácie stratí.

Aj e-faktúry treba archivovať počas zákonných lehôt v pôvodnej elektronickej podobe so zachovaním vierohodnosti pôvodu a neporušenosti obsahu. Vytlačenie a archivácia len papierovej kópie nemusí stačiť.