Cloudové úložisko

Čo to znamená

Cloudové úložisko je priestor na dokumenty na serveroch poskytovateľa, dostupný z prehliadača a z telefónu. Pre firmu je to najjednoduchší spôsob, ako mať doklady na jednom mieste namiesto piatich e-mailových schránok a jedného notebooku.

Oproti lokálnemu úložisku rieši zdieľanie, verzie a prístup z terénu. Nerieši však samo o sebe zálohovanie ani poriadok - to sú dve samostatné rozhodnutia.

Cloudové úložisko nie je to isté ako účtovný program v cloude. Úložisko drží súbory, teda skeny, PDF a zmluvy, a ich obsahu nerozumie. Účtovný softvér drží štruktúrované údaje a zostavuje z nich výkazy. Firma zvyčajne potrebuje oboje a výber jedného neurčuje druhé, dôležité je len, aby sa k dokladu dalo dostať z účtovného zápisu.

Ako to funguje v praxi

Pri digitalizácii dokladov sa osvedčuje jednoduchá štruktúra: rok, mesiac, typ dokladu (vydané, prijaté, banka, mzdy, zmluvy). Účtovník má prístup len do potrebných priečinkov, čo je zároveň časť riadenia prístupov.

Zákon pripúšťa elektronické uchovávanie účtovnej dokumentácie, ak je zaručená čitateľnosť, neporušenosť a dostupnosť po celú dobu archivácie. Papier potom netreba skladovať, ale podmienky treba vedieť doložiť.

Pri nástupe klienta nastavíme zdieľaný priečinok, do ktorého sa doklady vkladajú priebežne počas mesiaca, nie naraz po jeho skončení. Keď odchádza zamestnanec alebo končí spolupráca s externistom, prístup sa odoberá v ten istý deň. Zoznam, kto má do ktorého priečinka prístup, je preto súčasťou offboardingu.

Na čo si dať pozor

Synchronizácia nie je záloha: zmazaný alebo prepísaný súbor sa okamžite zmaže aj v cloude. Potrebujete verziovanie alebo druhú kópiu. A pri poskytovateľovi mimo EÚ treba doriešiť prenos údajov podľa GDPR.

Úložisko založené na osobný e-mail zamestnanca alebo konateľa je častý problém. Po jeho odchode firma stratí prístup k dokladom, ktoré musí podľa pravidiel o archivácii dokladov uchovávať ešte roky. Účet má patriť firme, mať aspoň dvoch správcov a platiť sa z firemnej karty, aby nezanikol spolu so súkromným predplatným.