Физическая инвентаризация

Что это значит

Физическая инвентаризация - часть инвентаризации, при которой фактическое состояние материального имущества устанавливают прямо на месте: пересчётом, измерением, взвешиванием или осмотром. Она касается запасов на складе, наличных в кассе, ценных бланков, станков, транспорта, офисного оборудования и прочего материального имущества.

Закон о бухгалтерском учёте требует инвентаризации на дату, на которую составляется годовая отчётность, а для запасов физическую инвентаризацию можно провести и за четыре месяца до этой даты или в течение двух месяцев после неё, если движение запасов доказуемо досчитать. Для долгосрочного имущества достаточно раза в два года.

Результат - инвентаризационная опись, подписанная проводившими инвентаризацию лицами и материально ответственным лицом. Сравнение с учётными данными даёт инвентаризационную разницу, то есть недостачу, ущерб или излишек, которые проводят в учёте.

Как это работает на практике

Для складов мы советуем планировать инвентаризацию заранее: назначить день, остановить или точно учитывать движения во время подсчёта, разделить склад на участки и считать парами, где один считает, а другой записывает. На больших складах помогают сканеры и складская система, которая распечатает список позиций без количеств, чтобы на считающих ничего не влияло.

Кассу мы инвентаризуем и при смене кассира, и выборочно в течение года, а не только на 31 декабря. Расхождение между наличными и кассовой книгой - сигнал ошибки в учёте или проблемы, которую нужно решать сразу.

Выявленные разницы проводят в периоде, за который проводится инвентаризация. Недостача сверх норм естественной убыли является налоговым расходом лишь в размере возмещения от ответственного лица или страховщика, излишек - доходом. При повторяющихся разницах мы ищем причину в процессах.

На что обратить внимание

Самая частая ошибка - инвентаризация «за столом», когда в опись переписывают данные учёта без реального подсчёта. При проверке или аудите это легко выявляется, и фирма теряет доказательство достоверности учёта, что может привести к штрафу и сомнениям во всей отчётности.

Вторая ошибка - не учесть товар, который физически находится в другом месте: у покупателя на консигнации, у поставщика в ремонте, на внешнем складе или в пути. Эти позиции входят в имущество фирмы и должны быть проинвентаризированы, часто документально, иначе возникнет ложная недостача.