Забалансовый учёт

Что это значит

Забалансовый учёт фиксирует факты, которые не входят непосредственно в баланс, но важны для оценки имущества и обязательств: полученные и выданные гарантии, имущество в оперативном лизинге, вверенное имущество, списанная дебиторка.

Речь о счетах класса, который не участвует в балансовых итогах. Тем не менее это часть бухгалтерского учёта, и данные из него раскрываются в примечаниях к отчётности.

От резерва забалансовая позиция отличается степенью вероятности. Резерв создают, когда будущий расход вероятен и его можно оценить, и он ложится на затраты. Гарантия, по которой исполнение пока не грозит, остаётся только за балансом и на финансовый результат не влияет. Когда ситуация меняется, позиция переходит в баланс.

Как это работает на практике

Типичные позиции небольшой компании: арендованный автомобиль, оборудование, полученное от поставщика во временное пользование, поручительство по кредиту другой компании, обеспечение, внесённое в тендере, товар, принятый на комиссию.

Учёт одновременно является основанием для инвентаризации: проверяют, действует ли ещё гарантия и существует ли вверенное имущество и находится ли оно у того лица, у которого должно.

Компании часто ведут за балансом и малоценное имущество, которое при покупке сразу списали в затраты, - ноутбуки, телефоны, инструмент. Учёт показывает, у какого сотрудника находится вещь и что нужно вернуть при его уходе, хотя в балансе это имущество уже не значится.

На что обратить внимание

Наибольший риск - выданные поручительства: в балансе их не видно, но они могут превратиться в реальное обязательство в полной сумме. Именно поэтому при проверке и в банке спрашивают о забалансовых позициях сразу после отчётности.

Частая ошибка - учёт, который заводят при подписании договора и больше никогда не обновляют. Через несколько лет в нём числятся давно возвращённые машины и прекратившиеся гарантии, так что примечания к отчётности описывают несуществующие риски, а банку или аудитору приходится проверять всё заново.