EN 16931

Что это значит

EN 16931 - это европейский стандарт, определяющий обязательное содержание и структуру электронного счёта так, чтобы программа в любой стране ЕС могла обработать его автоматически. Он задаёт семантическую модель, то есть перечень данных: поставщик, покупатель, позиции, ставки НДС и итоговые суммы.

Стандарт появился на основе директивы об электронном выставлении счетов в госзакупках. Государственные заказчики в ЕС обязаны принимать электронные счета по этому стандарту, так что поставщик из одной страны может выставить счёт ведомству другой страны без особого формата.

На стандарте строятся конкретные технические форматы, например UBL или CII, сеть Peppol и готовящееся обязательное электронное выставление счетов между компаниями. Словакия готовит обязательные электронные счета между плательщиками НДС, которые будут основаны на EN 16931.

Как это работает на практике

Счёт в формате PDF не является электронным счётом по стандарту, потому что программа не может надёжно его прочитать. Электронный счёт - это структурированный файл, чаще всего XML, который учётная система получателя загружает автоматически без перепечатки, что экономит время и снижает ошибки.

Фирмам, поставляющим публичному сектору, стоит проверить, умеет ли их программа создавать счёт по EN 16931 и отправлять его через требуемый канал. Разработчики ПО постепенно добавляют поддержку форматов и подключение к Peppol.

Электронный счёт должен содержать все реквизиты счёта по закону об НДС, а стандарт добавляет к ним структурированные коды, например для единиц, ставок и оснований освобождения. Отсутствующие или ошибочные данные могут привести к отклонению счёта системой получателя.

На что обратить внимание

Переход на структурированные счета стоит планировать заранее. Нужно доработать справочники, основные данные покупателей и процессы согласования, а для входящих счетов настроить автоматическое сопоставление с заказами, иначе польза автоматизации теряется.

Электронные счета тоже нужно архивировать в течение законных сроков в исходном электронном виде с сохранением подлинности происхождения и целостности содержания. Распечатки и хранения только бумажной копии может быть недостаточно.