API

Что это значит

API - это согласованный интерфейс, через который две программы обмениваются данными без того, чтобы человек их перебивал вручную. Интернет-магазин отправляет заказ в учётную систему, банк передаёт движения по счёту, склад сообщает об отгрузке - всегда в структуре, которую вторая сторона умеет прочитать.

От вебхука отличается направлением: API мы спрашиваем сами ("дай счета за март"), вебхук сам сообщает, что что-то произошло. В реальной интеграции обычно используются оба способа.

API часто путают с RPA. Программный робот имитирует человека: открывает экраны, нажимает кнопки и копирует поля, поэтому его останавливает даже небольшое изменение интерфейса. API обращается к данным напрямую через документированный интерфейс, который поставщик поддерживает и при редизайне. Робот - запасной вариант там, где API нет.

Как это работает на практике

Для бухгалтерии API - это разница между перебиванием сотен документов и их ночной передачей. Подключение интернет-магазина, платёжного шлюза или ERP к учётной программе обычно окупается уже на объёме, при котором ручная обработка заняла бы день в месяц.

При подключении мы решаем три вопроса: какие поля передаются (дата, сумма, валюта, ставка НДС, переменный символ), что происходит при ошибке и у кого находятся ключи доступа. Третий вопрос - про безопасность и относится к управлению доступами.

В небольшой компании первым подключением обычно становится банк, а не интернет-магазин. Благодаря PSD2 учётная программа с согласия клиента может читать движения по счёту прямо из банка и сопоставлять их с выставленными счетами по переменному символу. Выписки больше не пересылают по почте, а неоплаченные счета мы видим в тот же день, а не только при месячном закрытии.

На что обратить внимание

Передача через API не означает, что данные верны. Если интернет-магазин отправляет неправильную ставку НДС или не передаёт IČ DPH покупателя, ошибка лишь ускорится и размножится. Контроль на стороне бухгалтерии должен остаться.

Подключение может оборваться незаметно. Истекает срок API-ключа или согласия в банке, поставщик меняет версию интерфейса, и документы перестают поступать без всякого сообщения об ошибке. Если этого никто не заметит, в декларации по НДС не хватит счетов за целый месяц. Поэтому каждому подключению нужен и контроль, который предупредит, когда данные перестали идти.