Архивирование документов

Что это значит

Учётные документы, книги и отчётность хранят десять лет, зарплатные и часть кадровых - ещё дольше. Срок отсчитывается от конца учётного периода, к которому относится запись.

Закон не требует бумаги. Электронного архива достаточно, если запись читаема, полна и доказуемо неизменна: видно, кто и когда документ загрузил и что его не правили.

Архивирование касается не только счетов. Хранить нужно и учётные книги, планы амортизации, инвентаризационные описи, договоры, на которые ссылаются проводки, и внутренние положения, по которым вёлся учёт. Документ, вырванный из контекста, часто не убеждает проверку, потому что не видно, почему он проведён именно так.

Как это работает на практике

На практике архив разделён: документы в учётной системе, договоры в облачном хранилище, зарплаты в зарплатной программе. Важно иметь один перечень, где что лежит, и права по управлению доступом.

При налоговой проверке документы предъявляют в читаемом виде по требованию. Архив, в котором документ ищут три дня, затягивает проверку и повышает риск, что что-то не найдётся вовсе.

При переходе клиента от прежнего бухгалтера мы просим передать не только документы, но и выгрузку данных из его системы в формате, который открывается без лицензии. На приём дел составляем акт, где указано, какие годы и какие виды записей перешли к нам, а что осталось у клиента.

На что обратить внимание

Две ошибки стоят дороже всего: закончить работу с бухгалтером и оставить данные только в его системе, и удалять персональные данные по GDPR там, где их обязан содержать учётный документ. Срок хранения имеет приоритет.

Вторая проблема - формат. Документы в программе, которой компания больше не пользуется и на которую нет лицензии, формально заархивированы, но прочитать их нельзя. Кто меняет учётную программу, должен выгрузить старые годы в открытый формат и проверить, что они открываются. А архиву нужно резервное копирование не на одном диске и не в одном офисе.