Workflow

Что это значит

Рабочий процесс - это последовательность шагов, через которые проходит документ или задача от возникновения до завершения, вместе с правилами, у кого она на каком шаге. В системе это одновременно механизм, который продвигает работу дальше автоматически.

От карты процессов он отличается назначением: карта описывает, как всё происходит, а рабочий процесс это реально обеспечивает. Поэтому карту рисуют первой, а процесс настраивают по ней.

Workflow - это не то же самое, что автоматизация действий. Workflow передаёт работу между людьми и решает, чья очередь; RPA, наоборот, заменяет клики одного человека в приложении. Фирме часто нужно и то и другое, но сначала продуманный workflow: робот, который не знает, кому отдать результат, просто переносит хаос в другое место.

Как это работает на практике

Самый частый случай в бухгалтерии - путь входящего счёта: поступление на один адрес, распознавание реквизитов, утверждение ответственным, включение в платежи, разноска, архивация. У каждого шага есть срок и заместитель на случай отсутствия.

Отдача растёт вместе с оцифровкой документов и с интеграцией систем. То, что повторяется одинаково, относится к рабочему процессу; то, что требует суждения, - к SOP и RACI-матрице.

Типичный второй случай - отчёт о командировке: работник подаёт заявку, руководитель утверждает поездку, после возвращения прикладываются документы, руководитель подтверждает отчёт, а бухгалтерия рассчитывает командировочные к ближайшей зарплате. У каждого шага есть срок, поэтому отчёт не лежит месяцами в чьём-то ящике.

На что обратить внимание

Процесс с пятью уровнями согласования не усилит контроль, а лишь удлинит срок и породит обходные пути. Так же бессмысленно автоматизировать плохо спроектированный процесс: так лишь быстрее повторяется та же ошибка.

Система позволяет одному и тому же человеку внести счёт, утвердить его и подготовить к оплате. Тогда workflow существует только на бумаге, и поддельный счёт проходит без того, чтобы его увидел кто-то второй. Утверждение должно разделять роли, а каждое решение должно оставаться в журнале аудита с именем и временем.