Бухгалтерський запис

Що це означає

Бухгалтерський запис - це відображення господарської операції в книгах: хронологічно в журналі та за суттю в головній книзі. У подвійному обліку він завжди йде на два боки одразу.

Запис має бути постійним, читабельним і підтвердженим документом. Його не можна переписувати чи стирати так, щоб зник початковий зміст: саме так губиться слід, за яким перевірка йде від документа до звітності.

Запис буває простим, коли з кожного боку стоїть по одному рахунку, або складним, коли сума розкладається на кілька рахунків. Звичайний вхідний рахунок із ПДВ - складний запис: витрати, вхідний ПДВ до відрахування і загальна заборгованість перед постачальником, причому підсумки обох боків мають збігатися.

Як це працює на практиці

Програма створює запис із документа: дата операції, сума, рахунки, текст і посилання на документ. Розбивка на аналітичні рахунки розділяє ставки ПДВ, валюти, підрозділи та замовлення.

Хибний запис виправляють виправним записом із власною датою, а не переписуванням. Після виправлення в оборотній відомості сума дебету має дорівнювати сумі кредиту.

Частина щомісячної роботи - зіставлення платежів: оплату з банківської виписки проводять проти конкретного рахунка, а не просто на постачальника. Лише тоді сальдо покаже, які рахунки справді відкриті, і нагадування не піде клієнтові, який уже заплатив.

На що звернути увагу

Виправлення видаленням запису у вже закритому періоді. Документ і книга перестають сходитися, і під час податкової перевірки така витрата недоказова, тож її виключають із бази податку.

Формально правильний запис на неправильний рахунок. Якщо технічне поліпшення провести як ремонт, уся витрата одноразово йде у витрати замість амортизації, податкова база занижена, і перевірка донарахує податок зі штрафом.