Бухгалтерская запись

Что это значит

Бухгалтерская запись - это отражение хозяйственной операции в книгах: хронологически в журнале и по существу в главной книге. В двойном учёте она всегда идёт на две стороны сразу.

Запись должна быть постоянной, читаемой и подтверждённой документом. Её нельзя переписывать или стирать так, чтобы исчезло исходное содержание: именно так теряется след, по которому проверка идёт от документа к отчётности.

Запись бывает простой, когда с каждой стороны стоит по одному счёту, или сложной, когда сумма раскладывается на несколько счетов. Обычный входящий счёт с НДС - сложная запись: затраты, входной НДС к вычету и общая задолженность перед поставщиком, причём итоги обеих сторон должны совпадать.

Как это работает на практике

Программа создаёт запись из документа: дата операции, сумма, счета, текст и ссылка на документ. Разбивка на аналитические счета разделяет ставки НДС, валюты, подразделения и заказы.

Ошибочная запись исправляется исправительной записью с собственной датой, а не переписыванием. После исправления в оборотной ведомости сумма дебета должна равняться сумме кредита.

Часть ежемесячной работы - сопоставление платежей: оплата из банковской выписки проводится против конкретного счёта, а не просто на поставщика. Только тогда сальдо покажет, какие счета действительно открыты, и напоминание не уйдёт клиенту, который уже заплатил.

На что обратить внимание

Исправление удалением записи в уже закрытом периоде. Документ и книга перестают сходиться, и при налоговой проверке такая затрата недоказуема, поэтому её исключают из базы налога.

Формально правильная запись на неправильный счёт. Если техническое улучшение провести как ремонт, весь расход единовременно уходит в затраты вместо амортизации, налоговая база занижена, и проверка доначислит налог со штрафом.