Выданный аванс

Что это значит

Выданный аванс - платёж, который фирма перечисляет поставщику заранее, ещё до поставки товара или оказания услуги. С точки зрения учёта это не расход, а требование к поставщику, которое превращается в расход или имущество только после поставки и расчёта.

Краткосрочные авансы за товар, материалы и услуги учитываются на счёте 314. Авансы на долгосрочное имущество отражаются отдельно на счетах 051 и 052 и после поставки переносятся в стоимость приобретения имущества или сначала в незавершённые капитальные вложения.

Его противоположность - полученный аванс у поставщика. Для обеих сторон важно, чтобы аванс был чётко привязан к конкретному договору или заказу и его можно было позже зачесть с итоговым счётом.

Как это работает на практике

При оплате по счёту на предоплату мы проводим как аванс только сам платёж, потому что счёт на предоплату не является налоговым документом. Если поставщик-плательщик НДС после получения платежа выставит счёт на полученную оплату, покупатель может вычесть НДС уже в периоде платежа.

При расчёте поставщик выставляет итоговый счёт, в котором вычитает полученный аванс вместе с НДС. Мы сверяем суммы и ставки и зачитываем аванс на счёте 314 против обязательства по итоговому счёту. Незачтённые авансы на конец года расписываем по поставщикам.

В долгосрочных проектах, например при строительстве или изготовлении станка под заказ, мы отслеживаем авансы по договорным этапам. Это помогает контролировать, соответствуют ли платежи реальному ходу работ, и защищает фирму от того, чтобы заплатить больше, чем получено.

На что обратить внимание

Аванс - это риск. Если поставщик не исполнит обязательства или обанкротится, фирма может потерять уплаченные деньги. При сомнениях в поставщике мы создаём резерв под обесценение, а при крупных суммах советуем требовать банковскую гарантию возврата аванса.

Долго незачтённые авансы на счёте 314 обычно указывают на ошибку: итоговый счёт проведён без зачёта аванса, или аванс оплачен дважды. При проверке НДС к тому же есть риск, что вычет по авансу и по итоговому счёту применён дважды.