Топливо

Что это значит

Расходы на топливо служебного автомобиля можно заявить тремя способами: по путевому журналу и норме из техпаспорта, паушалом в размере 80 % от купленного топлива или по спутниковому мониторингу.

Паушал административно проще всего: журнал не ведут и личные поездки не разбирают. Остальные 20 % - неналоговый расход, и компания их не заявляет.

Если работник или директор едет в командировку на личном автомобиле, топливо заявляют не по чекам, а в составе командировочных компенсаций. Компенсацию за израсходованное топливо считают по расходу из техпаспорта и цене топлива и прибавляют к ней базовую компенсацию за каждый километр.

Как это работает на практике

Выбранный способ в течение года не меняют, и он должен быть во внутреннем положении. При нескольких машинах для каждой можно выбрать свой режим, если это документировано.

При расходе выше нормы из техпаспорта разницу не признают без обоснования: движение с прицепом, городской режим с замерами, работа кондиционера.

При корпоративных топливных картах основанием служит месячная выписка эмитента карты с отдельными заправками. Заправки мы относим к машинам по госномеру и в режиме путевого журнала сверяем с пробегом. Расхождения решаем с клиентом в том же месяце, а не при закрытии года.

На что обратить внимание

Заправка в канистру или вне маршрута из журнала - первое, что ищет проверка. Так же как заправка в момент, когда по учёту машина стояла в гараже.

Заправка корпоративной картой личной машины директора или работника не является расходом компании. Если компенсацию не рассчитали, это, как правило, неденежный доход этого человека с налогом и взносами либо долг перед компанией. Поэтому карту стоит привязать к конкретному автомобилю.