Внутренний документ

Что это значит

Внутренний документ компания выписывает сама для операций, по которым нет документа от третьей стороны: ежемесячная амортизация, перераспределение между подразделениями, разграничение по периодам, создание резервов и корректирующие записи.

Реквизиты те же, что и у любого первичного документа: обозначение, содержание операции, дата составления, дата совершения, сумма, подпись ответственного лица и ссылка на связанные документы.

Внутренний документ фиксирует не только чисто внутренние операции. Часто он оформляет последствие внешнего события, по которому нет отдельного документа в нужном виде, например курсовую разницу при оплате счёта в иностранной валюте или авансовый отчёт по командировке. Внешнее основание здесь есть, а внутренний документ выводит из него сумму и проводку.

Как это работает на практике

К внутреннему документу прилагается расчёт: план амортизации, калькуляция разграничения, протокол инвентаризации, соглашение о перераспределении. Без него через год невозможно восстановить, почему в главной книге именно эта сумма.

Большинство внутренних документов повторяются, поэтому стоит иметь для них шаблон и ограниченный круг составителей. Нумерация остаётся отдельной от счетов.

Большую часть внутренних документов у клиентов составляем мы в рамках ежемесячного или годового закрытия: амортизация, оценочные обязательства, курсовые разницы на дату отчётности, перенос финансового результата. К каждому прилагаем расчёт, а по позициям, зависящим от оценки, подтверждаем основание с клиентом, например при оценочной позиции по услуге, за которую счёт ещё не выставлен.

На что обратить внимание

Внутренний документ не может заменять отсутствующий документ поставщика. Расход без внешнего документа не становится налоговым только потому, что компания выписала себе собственную бумагу: при проверке это оценивают в первую очередь.

Внутренний документ после закрытия периода не переписывают. Если в расчёте обнаружилась ошибка, составляют новый документ с исправлением и ссылкой на первоначальный, как при любом исправлении учётной записи. Переписанный или задним числом созданный документ без следа в истории системы при проверке ставит под сомнение всю серию похожих документов, а не только его один.