Hlavná kniha

Čo to znamená

Hlavná kniha obsahuje všetky účtovné zápisy usporiadané podľa účtov: pri každom účte začiatočný stav, obraty na strane Má dať a Dal a konečný zostatok. Je to miesto, kde sa z jednotlivých dokladov stáva zostava.

Vedie sa spolu s denníkom, ktorý tie isté zápisy radí chronologicky. Denník odpovedá na otázku "čo sa stalo kedy", hlavná kniha na otázku "koľko je na ktorom účte".

Hlavnú knihu má len podvojné účtovníctvo. Živnostník s daňovou evidenciou alebo organizácia v jednoduchom účtovníctve vedie peňažný denník a pomocné knihy, ktoré zachytávajú príjmy a výdavky, ale nedávajú úplný obraz o majetku a záväzkoch, lebo v nich chýba vzájomná väzba strany Má dať a Dal.

Ako to funguje v praxi

Z hlavnej knihy vzniká obratová predvaha a z nej závierka. Preto sa mesačne kontroluje, či zostatky sedia s reálnymi podkladmi: banka s výpisom, pohľadávky so saldokontom, sklad s evidenciou.

Podrobnosť hlavnej knihy určuje členenie analytických účtov. Dobre navrhnutá analytika je rozdiel medzi zostavou, z ktorej sa dá riadiť, a zostavou, ktorá len spĺňa zákon.

Pri prevzatí agendy od iného účtovníka si pýtame hlavnú knihu za posledný rok v elektronickej podobe, nielen závierku. Porovnáme konečné zostatky s počiatočnými stavmi v novom systéme a každý rozdiel musí mať vysvetlenie ešte predtým, než sa zaúčtuje prvý doklad nového roka.

Na čo si dať pozor

Zápisy v hlavnej knihe sa nemažú ani neprepisujú. Oprava sa robí opravným zápisom s odkazom na pôvodný doklad - inak sa poruší preukázateľnosť účtovníctva, čo je pri kontrole závažnejšie než samotná chyba.

Zostatky na prechodných účtoch, napríklad peniaze na ceste alebo vnútorné zúčtovanie, majú byť ku koncu roka nulové alebo vysvetlené. Keď v hlavnej knihe visia roky, zakrývajú chyby v párovaní platieb, ktoré sa pri daňovej kontrole dohľadávajú spätne len s veľkou námahou.