Účtovný denník

Čo to znamená

Účtovný denník obsahuje účtovné zápisy usporiadané podľa času, hlavná kniha tie isté zápisy podľa účtov. Sú to dva pohľady na tú istú množinu údajov.

Denník zabezpečuje úplnosť: dá sa z neho overiť, že žiadny doklad nechýba a že sa nič nezaúčtovalo mimo poradia. Preto je jednou z povinných účtovných kníh.

Účtovný denník v podvojnom účtovníctve nie je peňažný denník. V jednoduchom účtovníctve neziskových organizácií sa vedie peňažný denník, ktorý zachytáva len príjmy a výdavky. Denník v podvojnom účtovníctve obsahuje všetky zápisy vrátane tých, pri ktorých sa peniaze vôbec nepohli, napríklad odpisy.

Ako to funguje v praxi

Každý zápis sa viaže na účtovný doklad s dátumom, sumou a označením účtov. Účtovný softvér denník vedie automaticky, no dôležité je, aby sa doklady číslovali v radoch.

Pri kontrole sa denník a hlavná kniha predkladajú ako prvé. Vzájomne sa musia zhodovať a súčty musia sedieť s obratovou predvahou.

Pri kontrole, audite alebo due diligence pred predajom firmy chce druhá strana denník v elektronickej podobe za celé obdobie. Pripravíme export z účtovného softvéru s číslami dokladov a väzbou na účty, aby sa dal filtrovať a porovnať s hlavnou knihou bez ručného prepisovania.

Na čo si dať pozor

Úpravy spätne po uzavretí obdobia sa musia robiť opravnými zápismi, nie prepísaním pôvodných. Chýbajúca stopa po zmene je pri kontrole vážnejší problém než samotná chyba.

Medzery v číselnom rade dokladov. Keď vo vydaných faktúrach chýba číslo, správca dane sa pýta, či za ním nie je nepriznaný príjem. Stornovaný doklad sa preto nemaže, ale ponechá sa v rade s poznámkou, prečo bol zrušený.