Журнал операцій

Що це означає

Журнал операцій містить проводки в хронологічному порядку, головна книга - ті самі проводки за рахунками. Це два погляди на один і той самий масив даних.

Журнал забезпечує повноту: за ним перевіряють, що жоден документ не загублений і нічого не проведено поза чергою. Тому він одна з обов’язкових облікових книг.

Журнал операцій у подвійному обліку - це не грошовий журнал. У простому обліку неприбуткових організацій ведуть грошовий журнал, у якому лише надходження і виплати. Журнал у подвійному обліку містить усі записи, зокрема ті, де гроші взагалі не рухалися, наприклад амортизацію.

Як це працює на практиці

Кожен запис прив’язаний до облікового документа з датою, сумою і рахунками. Програма веде журнал автоматично, але важливо, щоб документи нумерувалися рядами.

На перевірці журнал і головну книгу пред’являють першими. Вони мають збігатися між собою, а підсумки - сходитися з оборотною відомістю.

Під час перевірки, аудиту або due diligence перед продажем фірми інша сторона хоче журнал в електронному вигляді за весь період. Ми готуємо вивантаження з облікової програми з номерами документів і рахунками, щоб його можна було фільтрувати і звіряти з головною книгою без ручного переписування.

На що звернути увагу

Правки заднім числом після закриття періоду роблять виправними проводками, а не переписуванням вихідних. Відсутність сліду зміни при перевірці гірша за саму помилку.

Пропуски в нумерації документів. Коли у вихідних рахунках бракує номера, податкова питає, чи не прихований за ним незадекларований дохід. Тому сторнований документ не видаляють, а залишають у ряду з позначкою, чому його скасовано.