Insourcing

Čo to znamená

Insourcing je vrátenie agendy, ktorú firma predtým nakupovala vonku, späť pod vlastnú strechu: vlastný účtovník, vlastný mzdár, vlastné IT. Opakom je outsourcing a rozhodnutie medzi nimi nie je ideologické, ale prevádzkové.

Dáva zmysel pri objeme, ktorý naplní úväzok, pri silnej previazanosti s ostatnými procesmi a tam, kde je hodnota v neustálej prítomnosti človeka, nie v jeho výstupe raz mesačne.

Insourcing nemusí byť všetko alebo nič. Časté je čiastočné riešenie: bežné zaúčtovanie dokladov a fakturáciu prevezme vlastný človek, zatiaľ čo mzdy, daňové priznania a závierka ostávajú u externej kancelárie. Rozhoduje sa po jednotlivých činnostiach podľa toho, kde je objem a kde odbornosť, ktorú by jeden zamestnanec ťažko pokryl.

Ako to funguje v praxi

Skutočný náklad vlastného zamestnanca nie je mzda, ale celková cena práce plus softvér, školenia, dovolenka, zastupiteľnosť a čas na riadenie. Práve zastupiteľnosť býva v malej firme najslabším miestom.

Pred rozhodnutím sa oplatí urobiť kapacitné plánovanie a spísať postupy do SOP - inak sa know-how presunie do hlavy jedného človeka a odíde s ním.

Keď sa klient rozhodne presunúť účtovníctvo k vlastnému zamestnancovi, pripravíme odovzdanie ako pri každom prevzatí agendy, len opačným smerom: odsúhlasené zostatky, zoznam otvorených položiek, smernice a prístupy do elektronickej schránky a na portál finančnej správy. Ešte niekoľko mesiacov potom novému kolegovi odpovedáme na otázky, kým si agendu osvojí.

Na čo si dať pozor

Insourcing kvôli úspore sa často nevyplatí: pri účtovníctve a mzdách sa platí aj za legislatívnu aktuálnosť a za zodpovednosť dodávateľa. Prechod sa navyše robí k uzavretému obdobiu s odsúhlasenými zostatkami, nie uprostred roka.

Častou chybou je, že prístupy do banky, účtovného softvéru a na portál finančnej správy sú založené na meno jedného zamestnanca. Keď odíde, firma sa k vlastným údajom dostáva týždne a medzitým bežia lehoty. Kontá majú patriť firme, s aspoň dvoma oprávnenými osobami, a súčasťou offboardingu je odovzdanie všetkých prístupov.