Offboarding

Čo to znamená

Offboarding je usporiadané ukončenie spolupráce - so zamestnancom, s klientom alebo s dodávateľom. Zahŕňa odovzdanie práce a dokumentov, odobratie prístupov, vrátenie majetku a vysporiadanie vzájomných záväzkov.

Je zrkadlom onboardingu a rovnako dôležitý. Práve pri odchode vzniká najviac neuzavretých koncov: účty, ktoré nikto nezrušil, súbory, ktoré ostali v osobnom cloude, a rozpracovaná agenda bez majiteľa.

Offboarding nie je to isté ako skončenie pracovného pomeru. Skončenie je právny okamih, ktorý určí výpoveď alebo dohoda; offboarding je proces, ktorý začína týždne pred ním a končí až po ňom, keď sú odovzdané znalosti, dokumenty aj rozpracované úlohy. Pracovný pomer sa dá skončiť dobre aj pri zlom offboardingu, a naopak.

Ako to funguje v praxi

Pri zamestnancovi sem patrí odhlásenie z poisťovní v lehote, posledná mzda s vysporiadaním dovolenky, potvrdenie o zamestnaní a vrátenie zvereného majetku preberacím protokolom.

Pri ukončení spolupráce s účtovnou kanceláriou má nasledovať odovzdanie agendy: účtovné dáta v čitateľnom formáte, doklady, odsúhlasené zostatky ku dňu odovzdania a zoznam otvorených položiek.

Pri ukončení spolupráce s klientom písomne dohodneme hraničný dátum: kto podá priznanie k DPH za posledné obdobie, kto zostaví závierku a kto odpovie na prípadnú výzvu správcu dane k obdobiu, ktoré sme spracovali. Zároveň zrušíme plné moci na úradoch, aby písomnosti chodili tomu, kto agendu naozaj vedie.

Na čo si dať pozor

Neodobraté prístupy sú najčastejšia bezpečnostná diera - preto sa zrušenie prístupov robí v deň skončenia, nie po ňom. A údaje odchádzajúceho sa spracúvajú ďalej len v rozsahu, ktorý dovoľuje GDPR a archivačné lehoty.

Keď odchádza konateľ alebo účtovníčka, často na ich meno zostanú disponentské práva v banke, prístup do dátovej schránky a podpisové certifikáty. Ak nikto iný prístup nemá, zásielky od úradov sa považujú za doručené aj bez prečítania a lehoty na odpoveď bežia bez toho, aby o nich vo firme niekto vedel.