Back office

Čo to znamená

Back office je časť firmy, ktorú zákazník nevidí: účtovníctvo, mzdy, fakturácia, evidencia zmlúv, IT, správa dokumentov. Netvorí tržby priamo, ale bez nej sa tržby nedajú vyfakturovať, vyplatiť ani vykázať.

Opakom je front office - obchod, podpora, všetko, čo je v kontakte s klientom. Hranica medzi nimi je organizačná, nie kvalitatívna: chyba v back office sa k zákazníkovi dostane rovnako rýchlo ako chyba v predaji.

Back office nie je to isté ako centrum zdieľaných služieb. Back office je funkcia, ktorú má každá firma, aj tá s dvoma zamestnancami. Centrum zdieľaných služieb je spôsob, ako skupina firiem túto funkciu sústredí na jedno miesto a poskytuje si ju navzájom za internú cenu. Pre malú firmu je jeho obdobou externý dodávateľ.

Ako to funguje v praxi

Práve back office sa najčastejšie zveruje von. Outsourcing účtovníctva a miezd dáva zmysel tam, kde objem nestačí na plný úväzok odborníka, ale legislatívna zodpovednosť je rovnaká ako vo veľkej firme.

Aby prenesená agenda fungovala, musí mať workflow a písané postupy (SOP): kto posiela doklady, dokedy, v akom formáte a kto schvaľuje platby. Bez toho sa outsourcing mení na e-mailové doháňanie.

Pri preberaní agendy si najprv spíšeme, kto dnes vystavuje faktúry, kto schvaľuje nákupy a kde končia doklady. Z toho vznikne jednoduchá procesná mapa, na ktorej je vidieť, kde sa práca robí dvakrát a kde ju nerobí nikto. Až potom sa rozhoduje, čo zostane vo firme a čo prejde k nám.

Na čo si dať pozor

Typická chyba je merať back office len nákladom. Lacná mzdová agenda, ktorá mešká s výkazmi, stojí firmu viac na pokutách a na čase konateľa než rozdiel v cene. Merateľné sú termíny a chybovosť, nie hodinová sadzba.

Druhá chyba je back office bez zastupiteľnosti. Keď celú agendu drží jedna asistentka a ochorie alebo odíde, firma nevie, kde sú heslá, ktoré faktúry sú zaplatené a kedy je najbližší termín výkazov. Návody, zástupca a prístupy nastavené cez riadenie prístupov sú lacnejšie než mesiac hasenia požiarov.