SOP

Čo to znamená

SOP je písaný postup pre opakovanú činnosť: čo sa robí, v akom poradí, kto to robí, čím sa to kontroluje a čo sa stane pri odchýlke. Cieľom je, aby činnosť dopadla rovnako bez ohľadu na to, kto ju vykonáva.

Nie je to manuál k softvéru ani smernica plná odkazov na paragrafy. Dobrý SOP má jednu stranu, píše sa v krokoch a používa jazyk ľudí, ktorí podľa neho pracujú.

SOP nie je vnútropodniková smernica. Smernica určuje, čo sa má dodržať a prečo, napríklad pravidlá obehu dokladov alebo inventarizácie; SOP hovorí, ako to človek urobí krok za krokom. Jedna smernica tak môže mať niekoľko postupov a zmena postupu nemusí znamenať schvaľovanie novej smernice.

Ako to funguje v praxi

V účtovnej agende sa oplatí zapísať tie činnosti, kde chyba stojí najviac: spracovanie prijatej faktúry, schválenie platby, mesačná uzávierka, spracovanie miezd, odovzdanie podkladov klientom.

SOP vychádza z procesnej mapy, dopĺňa ho RACI matica a v systéme sa premietne do workflow. Pri onboardingu nového človeka nahrádza polovicu zaúčania.

Krátky postup dávame aj klientom: dokedy a akým kanálom poslať doklady za mesiac, ako označiť pokladničné doklady, komu nahlásiť nového zamestnanca a kedy. Keď ho klient dodržiava, uzávierka nezačína naháňaním chýbajúcich papierov a otázky riešime len pri skutočných výnimkách.

Na čo si dať pozor

Postup, ktorý sa neaktualizuje po zmene legislatívy alebo softvéru, je horší než žiadny - ľudia ho prestanú brať vážne. Preto má každý SOP dátum, vlastníka a poznámku, kedy sa naposledy overil v praxi ako súčasť internej kontroly.

Najčastejšie chýba práve časť o výnimkách. Postup opisuje bežný prípad a pri dobropise, zahraničnej faktúre či chýbajúcom schválení sa improvizuje; presne tam vznikajú chyby a zlepšovanie v duchu kaizenu sa nemá od čoho odraziť, lebo nikde nie je zapísané, čo malo byť správne.