Outsourcing

Čo to znamená

Outsourcing je zverenie časti činností externému dodávateľovi, ktorý ich vykonáva vlastnými ľuďmi a nástrojmi na vlastnú zodpovednosť. Najčastejšie ide o back office: účtovníctvo, mzdy, IT, právne služby.

Dôvodom nie je len cena. Rovnako podstatné je, že dodávateľ nesie riziko zastupiteľnosti, sleduje legislatívu a má poistenie zodpovednosti - v malej firme to jeden interný človek zabezpečiť nedokáže.

Outsourcing nie je agentúrne zamestnávanie. Pri outsourcingu klient nakupuje výsledok a dodávateľ si prácu organizuje sám; pri agentúrnom zamestnávaní agentúra dočasne prideľuje ľudí, ktorých úlohy riadi užívateľský zamestnávateľ. Ak firma externistovi určuje pracovný čas a úlohy ako zamestnancovi, môže ísť o nelegálnu závislú prácu.

Ako to funguje v praxi

Základom vzťahu je mandátna zmluva s vymedzeným rozsahom, termínmi a cenou, prípadne doplnená o SLA. Pri prechode od predchádzajúceho dodávateľa nasleduje prevzatie agendy s odsúhlasenými zostatkami.

Prevádzkovo rozhoduje disciplína na strane klienta: doklady odovzdané v dohodnutom termíne a v dohodnutej forme. Väčšina meškaní nevzniká u dodávateľa, ale pri čakaní na chýbajúci doklad.

Časté a funkčné rozdelenie vyzerá tak, že kancelária vedie účtovníctvo, mzdy a podania, klient si ponechá fakturáciu a schvaľovanie platieb. Keď firma rastie, časť agendy sa môže vrátiť dovnútra formou insourcingu, preto má zmluva umožniť zúžiť rozsah bez výpovede celého vzťahu.

Na čo si dať pozor

Zákonná zodpovednosť za podania ostáva na konateľovi - outsourcing prenáša prácu, nie ju. Preto sa oplatí mať prístup k vlastným dátam po celý čas a v zmluve dohodnuté, čo sa odovzdá pri skončení: účtovníctvo je vaše aj vtedy, keď ho vedie niekto iný.

Kto zverí mzdy alebo personalistiku externej firme, odovzdáva jej osobné údaje zamestnancov. Bez sprostredkovateľskej zmluvy porušuje GDPR klient ako prevádzkovateľ, nie dodávateľ, a pri kontrole alebo úniku údajov sa to zistí ako prvé.